Πολιτική Απορρήτου

1. Υπεύθυνος Επεξεργασίας Δεδομένων

Ο υπεύθυνος επεξεργασίας των προσωπικών σας δεδομένων είναι:

Η εποπτική αρχή για την προστασία δεδομένων στην Ισπανία είναι η Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), προσβάσιμη στο www.aepd.es.

2. Δεδομένα που Συλλέγουμε

Συλλέγουμε τα ελάχιστα απαραίτητα δεδομένα για την παροχή της υπηρεσίας Clarnix.

2.1 Δεδομένα Λογαριασμού

Όταν δημιουργείτε λογαριασμό συλλέγουμε το όνομά σας, τη διεύθυνση email και (κατά περίπτωση) έναν κρυπτογραφημένο κωδικό πρόσβασης (hashed password). Εάν συνδεθείτε μέσω OAuth (Google ή Microsoft), λαμβάνουμε το όνομά σας, τη διεύθυνση email και το αναγνωριστικό χρήστη που εκδίδεται από τον πάροχο.

2.2 Δεδομένα Email που Προσπελάζονται μέσω OAuth — Απόρρητο εξ Αρχής Σχεδιασμού

Το Clarnix είναι κατασκευασμένο πάνω σε μια αρχή απορρήτου εξ αρχής σχεδιασμού: το περιεχόμενο του σώματος των email δεν αποθηκεύεται ποτέ στα συστήματά μας. Επεξεργαζόμαστε τα σώματα των email μεταβατικά στη μνήμη για να ταξινομήσουμε τα μηνύματα και να δημιουργήσουμε συνόψεις, και στη συνέχεια τα απορρίπτουμε αμέσως. Τα Google OAuth scopes που ζητάμε είναι https://www.googleapis.com/auth/gmail.readonly (ανάγνωση αλληλογραφίας), https://www.googleapis.com/auth/gmail.modify (εφαρμογή ετικετών και αρχειοθέτηση), https://www.googleapis.com/auth/gmail.labels (δημιουργία και διαχείριση των ετικετών που εφαρμόζουμε) και https://www.googleapis.com/auth/calendar.readonly (ανάγνωση των προσεχών συμβάντων — βλ. παρακάτω). Για λογαριασμούς Microsoft ζητάμε τα ισοδύναμα δικαιώματα Microsoft Graph Mail.Read και Mail.ReadWrite. Τα μεταδεδομένα που διατηρούμε περιορίζονται σε:

• Όνομα αποστολέα και διεύθυνση email
• Γραμμή θέματος
• Χρονοσφραγίδα παραλαβής (received_at)
• Αναγνωριστικό μηνύματος και αναγνωριστικό νήματος (αναγνωριστικά που εκδίδονται από τον πάροχο)
• Ετικέτες ταξινόμησης και βαθμολογίες προτεραιότητας που δημιουργούνται από AI
• Συνόψεις που δημιουργούνται από AI (ποτέ αυτούσιο περιεχόμενο σώματος)

Δεδομένα ημερολογίου: όταν παραχωρείτε το scope ημερολογίου, διαβάζουμε τα προσεχή συμβάντα σας — τίτλο, ώρα και συμμετέχοντες — με αποκλειστικό σκοπό την προσθήκη μιας σύντομης ατζέντας στη σύνοψή σας. Το περιεχόμενο του ημερολογίου υποβάλλεται σε επεξεργασία στη μνήμη κατά τη δημιουργία της σύνοψης και δεν αποθηκεύεται ποτέ στα συστήματά μας, δεν χρησιμοποιείται ποτέ για την εκπαίδευση οποιουδήποτε μοντέλου και δεν κοινοποιείται ποτέ σε τρίτους. Μπορείτε ανά πάσα στιγμή να απενεργοποιήσετε την ενότητα ημερολογίου για οποιονδήποτε συνδεδεμένο λογαριασμό.

2.3 Διαπιστευτήρια Συνδεδεμένων Λογαριασμών Email

Για να συνδέσουμε τον πάροχο email σας αποθηκεύουμε διακριτικά πρόσβασης OAuth (access tokens) και διακριτικά ανανέωσης (refresh tokens) (ή, για IMAP, κρυπτογραφημένα διαπιστευτήρια). Αυτά αποθηκεύονται κρυπτογραφημένα σε ηρεμία με χρήση ENCRYPTION_MASTER_KEY και χρησιμοποιούνται αποκλειστικά για πρόσβαση στο γραμματοκιβώτιό σας εξ ονόματός σας.

2.4 Δεδομένα Χρέωσης

Τα δεδομένα κάρτας πληρωμής συλλέγονται και επεξεργάζονται αποκλειστικά από τη Stripe. Αποθηκεύουμε μόνο το αναγνωριστικό πελάτη Stripe, την κατάσταση συνδρομής, τα τελευταία 4 ψηφία της κάρτας, το όνομα χρέωσης, τη διεύθυνση χρέωσης και τον ΑΦΜ όπου παρέχεται. Δεν βλέπουμε ούτε αποθηκεύουμε ποτέ πλήρεις αριθμούς καρτών.

2.5 Δεδομένα Χρήσης

Συλλέγουμε συγκεντρωτικά, ανωνυμοποιημένα δεδομένα χρήσης όπως οι λειτουργίες στις οποίες αποκτάται πρόσβαση, ο αριθμός κανόνων που δημιουργήθηκαν, ο αριθμός σύνοψης και γεγονότα παράδοσης. Συλλέγουμε επίσης τεχνικά δεδομένα όπως η διεύθυνση IP (για περιορισμό ρυθμού ασφάλειας), ο τύπος προγράμματος περιήγησης και τα αρχεία καταγραφής σφαλμάτων.

3. Πώς Χρησιμοποιούμε τα Δεδομένα σας

Χρησιμοποιούμε τα δεδομένα που συλλέγουμε για τους ακόλουθους σκοπούς:

• Παροχή, λειτουργία και συντήρηση της υπηρεσίας Clarnix
• Ταξινόμηση των εισερχόμενων email σας με χρήση AI και εφαρμογή των κανόνων που διαμορφώνετε
• Δημιουργία συνόψεων από AI και παράδοσή τους στο κανάλι της επιλογής σας (email, WhatsApp, Telegram, Slack, Teams)
• Επεξεργασία πληρωμών και διαχείριση της συνδρομής σας μέσω Stripe
• Αποστολή συναλλακτικών email (επιβεβαίωση λογαριασμού, αποδείξεις, παράδοση σύνοψης)
• Συγκεντρωτικά και ανωνυμοποιημένα αναλυτικά στοιχεία προϊόντος για κατανόηση της χρήσης λειτουργιών και βελτίωση της υπηρεσίας
• Παρακολούθηση ασφάλειας, πρόληψη απάτης και ανίχνευση κατάχρησης
• Συμμόρφωση με νομικές υποχρεώσεις
• marketing.privacy.s3.items.8

Δεν χρησιμοποιούμε τα δεδομένα σας για συμπεριφορική διαφήμιση, δεν τα πουλάμε σε τρίτους και δεν χρησιμοποιούμε το περιεχόμενο των email για κανέναν σκοπό άλλον από την επεξεργασία ταξινόμησης στη μνήμη.

5. Νομική Βάση Επεξεργασίας (Άρθρο 6 GDPR)

Βασιζόμαστε στις ακόλουθες νομικές βάσεις:

• Εκτέλεση Σύμβασης (Άρθρο 6(1)(β)): Η επεξεργασία των μεταδεδομένων email και των δεδομένων λογαριασμού σας είναι αναγκαία για την παροχή των λειτουργιών ταξινόμησης, κατηγοριοποίησης και σύνοψης στις οποίες έχετε εγγραφεί.
• Έννομα Συμφέροντα (Άρθρο 6(1)(στ)): Επεξεργαζόμαστε τεχνικά δεδομένα και δεδομένα χρήσης για να διατηρήσουμε την ασφάλεια της υπηρεσίας, να αποτρέψουμε την κατάχρηση, να εντοπίσουμε σφάλματα και να βελτιώσουμε την αξιοπιστία της πλατφόρμας. Τα συμφέροντά μας σταθμίζονται έναντι των δικαιωμάτων σας και δεν τα υπερισχύουν.
• Συγκατάθεση (Άρθρο 6(1)(α)): Για μη απαραίτητα cookies και επικοινωνίες μάρκετινγκ, βασιζόμαστε στη συγκατάθεσή σας. Μπορείτε να ανακαλέσετε τη συγκατάθεσή σας ανά πάσα στιγμή χωρίς να επηρεάζεται η νομιμότητα της προηγούμενης επεξεργασίας.
• Νομική Υποχρέωση (Άρθρο 6(1)(γ)): Όπου απαιτείται, επεξεργαζόμαστε δεδομένα για συμμόρφωση με την ισχύουσα νομοθεσία (π.χ., διατήρηση τιμολογιακών αρχείων βάσει της ισπανικής φορολογικής νομοθεσίας).

6. Υπεργολάβοι Επεξεργασίας

Συνεργαζόμαστε με τους ακόλουθους υπεργολάβους επεξεργασίας για τη λειτουργία της υπηρεσίας. Καθένας επεξεργάζεται μόνο τα δεδομένα που είναι αυστηρά απαραίτητα για τον ρόλο του.

Ο όρος «SCCs» αναφέρεται στις Τυποποιημένες Συμβατικές Ρήτρες της ΕΕ που υιοθετήθηκαν δυνάμει της Εκτελεστικής Απόφασης (ΕΕ) 2021/914 της Επιτροπής, οι οποίες παρέχουν επαρκές επίπεδο προστασίας για διαβιβάσεις προσωπικών δεδομένων σε τρίτες χώρες.

7. Διεθνείς Διαβιβάσεις Δεδομένων

Ορισμένοι από τους υπεργολάβους επεξεργασίας λειτουργούν εκτός του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου (ΕΟΧ). Όπου συμβαίνει αυτό, διασφαλίζουμε ότι υπάρχει κατάλληλη εγγύηση — σε όλες τις τρέχουσες περιπτώσεις, οι Τυποποιημένες Συμβατικές Ρήτρες της ΕΕ — ώστε τα δεδομένα σας να λαμβάνουν επίπεδο προστασίας ισοδύναμο με αυτό που εγγυάται εντός του ΕΟΧ.

8. Διατήρηση Δεδομένων

• Περιεχόμενο σώματος email: Δεν αποθηκεύεται ποτέ. Επεξεργάζεται στη μνήμη και απορρίπτεται αμέσως.
• Μεταδεδομένα λογαριασμού: Διατηρούνται μέχρι τη διαγραφή του λογαριασμού, και στη συνέχεια αφαιρούνται από τα ενεργά συστήματα εντός 30 ημερών.
• Μεταδεδομένα email και συνόψεις: Διατηρούνται όσο ο λογαριασμός σας είναι ενεργός και διαγράφονται εντός 30 ημερών από το κλείσιμο του λογαριασμού.
• Αρχεία χρέωσης: Διατηρούνται για 6 έτη όπως απαιτείται από την ισπανική φορολογική νομοθεσία (Ley General Tributaria).
• Αρχεία ελέγχου (audit logs): Διατηρούνται σύμφωνα με το audit_log_visibility_days του προγράμματός σας. Τα αρχεία καταγραφής στην πλευρά του διακομιστή διατηρούνται έως 90 ημέρες για σκοπούς ασφάλειας, με την ταυτότητα χρήστη αποκρυπτογραφημένη κατά τη διαγραφή.

Κατά τη δωρεάν δοκιμή 14 ημερών, όλα τα δεδομένα αντιμετωπίζονται ταυτόσημα με αυτά πληρώνοντος συνδρομητή. Εάν δεν μετατραπείτε σε επί πληρωμή πρόγραμμα, τα δεδομένα σας διαγράφονται εντός 30 ημερών από τη λήξη της δοκιμής.

9. Διαγραφή Λογαριασμού

• Μπορείτε να διαγράψετε τον λογαριασμό σας ανά πάσα στιγμή από Ρυθμίσεις → Διαγραφή Λογαριασμού (αυτοεξυπηρέτηση). Το κλείσιμο του λογαριασμού είναι μόνιμο και δεν μπορεί να αντιστραφεί.
• Τι διαγράφεται εντός 30 ημερών: το προφίλ σας, όλοι οι συνδεδεμένοι λογαριασμοί email και τα διακριτικά OAuth (ανακαλούνται στον πάροχο αμέσως μετά τη διαγραφή), όλα τα δεδομένα ταξινόμησης, σύνοψης, κανόνες και συμμετοχές σε ομάδες. Εάν είστε ο μοναδικός ιδιοκτήτης μιας ομάδας, η ομάδα διαγράφεται ή η ιδιοκτησία μεταβιβάζεται.
• Τι διατηρείται: αρχεία χρέωσης (ισπανική φορολογική νομοθεσία, 6 έτη) και αρχεία ελέγχου με την ταυτότητά σας αποκρυπτογραφημένη.
• Η αφαίρεση από τα ενεργά συστήματα ολοκληρώνεται εντός 30 ημερών, σύμφωνα με την Ενότητα 8. Αυτό το χρονικό πλαίσιο λαμβάνει υπόψη αντίγραφα ασφαλείας, αποθήκευση με αναπαραγωγή και διαδικασίες ομαδικής διαγραφής, και είναι συνεπές με το «εύλογο χρονικό πλαίσιο για αποτελεσματική διαγραφή» που αναγνωρίζεται βάσει του Άρθρου 17 GDPR.

10. Τα Δικαιώματά σας Βάσει του GDPR

Ως υποκείμενο δεδομένων βάσει του GDPR, έχετε τα ακόλουθα δικαιώματα:

• Δικαίωμα πρόσβασης (Άρθρο 15): Μπορείτε να ζητήσετε αντίγραφο των προσωπικών δεδομένων που τηρούμε για εσάς.
• Δικαίωμα διόρθωσης (Άρθρο 16): Μπορείτε να μας ζητήσετε να διορθώσουμε ανακριβή ή ελλιπή δεδομένα.
• Δικαίωμα διαγραφής (Άρθρο 17): Μπορείτε να ζητήσετε τη διαγραφή των προσωπικών σας δεδομένων, με την επιφύλαξη νομικών υποχρεώσεων διατήρησης (π.χ., αρχεία χρέωσης).
• Δικαίωμα στη φορητότητα δεδομένων (Άρθρο 20): Μπορείτε να ζητήσετε τα δεδομένα σας σε δομημένη, αναγνώσιμη από μηχανή μορφή.
• Δικαίωμα περιορισμού της επεξεργασίας (Άρθρο 18): Μπορείτε να μας ζητήσετε να περιορίσουμε την επεξεργασία των δεδομένων σας σε ορισμένες περιπτώσεις.
• Δικαίωμα εναντίωσης (Άρθρο 21): Μπορείτε να εναντιωθείτε σε επεξεργασία που βασίζεται σε έννομα συμφέροντα. Θα συμμορφωθούμε εκτός εάν αποδείξουμε επιτακτικούς νόμιμους λόγους που υπερισχύουν των συμφερόντων σας.
• Δικαίωμα ανάκλησης συγκατάθεσης: Όπου η επεξεργασία βασίζεται στη συγκατάθεση, μπορείτε να την ανακαλέσετε ανά πάσα στιγμή χωρίς να επηρεάζεται η νομιμότητα της επεξεργασίας που πραγματοποιήθηκε πριν από την ανάκληση.

Για να ασκήσετε οποιοδήποτε από αυτά τα δικαιώματα, επικοινωνήστε μαζί μας στο legal@clarnix.app. Σύμφωνα με το Άρθρο 12(3) GDPR, θα απαντήσουμε στο αίτημά σας εντός ενός μηνός από την παραλαβή. Όταν ένα αίτημα είναι ιδιαίτερα σύνθετο ή όταν λαμβάνουμε μεγάλο αριθμό αιτημάτων, αυτή η περίοδος μπορεί να παραταθεί κατά έως δύο επιπλέον μήνες· θα σας ενημερώσουμε εντός ενός μηνός από την παραλαβή του αιτήματος για οποιαδήποτε τέτοια παράταση και τους λόγους της. Εάν δεν είστε ικανοποιημένοι με την απάντησή μας, έχετε το δικαίωμα να υποβάλετε καταγγελία στην ισπανική αρχή προστασίας δεδομένων (AEPD — Agencia Española de Protección de Datos) ή στην εποπτική αρχή του κράτους μέλους ΕΕ συνήθους διαμονής σας.

11. Ασφάλεια

Εφαρμόζουμε κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα για την προστασία των προσωπικών σας δεδομένων, συμπεριλαμβανομένων: κρυπτογράφησης TLS 1.3 κατά τη διαμετακόμιση, κρυπτογράφησης σε ηρεμία διαχειριζόμενη από τη Supabase, διακριτικών OAuth κρυπτογραφημένων με ENCRYPTION_MASTER_KEY, Row Level Security επιβεβλημένο στο επίπεδο της βάσης δεδομένων και ελέγχων πρόσβασης που περιορίζουν το ποιος μπορεί να έχει πρόσβαση σε συστήματα παραγωγής. Σε περίπτωση παραβίασης προσωπικών δεδομένων που ενέχει κίνδυνο για τα δικαιώματα και τις ελευθερίες σας, θα ενημερώσουμε την AEPD εντός 72 ωρών.

12. Cookies

Το Clarnix χρησιμοποιεί αυστηρά απαραίτητα cookies για τη διαχείριση των συνεδριών αυθεντικοποίησης. Προσφέρουμε επίσης προαιρετικά αναλυτικά cookies υπό την προϋπόθεση της συγκατάθεσής σας. Για πλήρεις λεπτομέρειες δείτε την Πολιτική Cookies μας. Cookie Policy.

13. Παιδιά

Η υπηρεσία Clarnix δεν απευθύνεται σε χρήστες κάτω των 16 ετών. Δεν συλλέγουμε εν γνώσει μας προσωπικά δεδομένα από παιδιά. Εάν διαπιστώσουμε ότι έχουμε συλλέξει δεδομένα από παιδί κάτω των 16 ετών, θα διαγράψουμε τον λογαριασμό άμεσα.

14. Αλλαγές στην Παρούσα Πολιτική

Ενδέχεται να επικαιροποιήσουμε την παρούσα Πολιτική Απορρήτου κατά καιρούς. Όταν πραγματοποιούμε ουσιώδεις αλλαγές, θα σας ειδοποιήσουμε μέσω banner εντός της εφαρμογής και μέσω email τουλάχιστον 30 ημέρες πριν τεθούν σε ισχύ οι αλλαγές. Η ημερομηνία «Τελευταία ενημέρωση» στην κορυφή αυτής της σελίδας αντικατοπτρίζει την πιο πρόσφατη αναθεώρηση.

15. Επικοινωνία

Για οποιεσδήποτε ερωτήσεις, αιτήματα ή ανησυχίες σχετικά με την παρούσα Πολιτική Απορρήτου ή την επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων, παρακαλούμε χρησιμοποιήστε τις παρακάτω διευθύνσεις. Δύο εξειδικευμένα γραμματοκιβώτια λειτουργούν από τη NEXTGENWEBS, S.L.: το legal@clarnix.app, που παρακολουθείται από την ομάδα Νομικών & Απορρήτου και διαχειρίζεται αιτήματα υποκειμένων δεδομένων GDPR, συμβατικά ερωτήματα και άλλα νομικά θέματα· και το hello@clarnix.app, που παρακολουθείται από την ομάδα Υποστήριξης Πελατών και διαχειρίζεται καθημερινά ερωτήματα προϊόντος, λογαριασμού και χρέωσης. Στόχος μας είναι να αναγνωρίζουμε τα εισερχόμενα αιτήματα εντός δύο εργάσιμων ημερών. Ουσιαστικές απαντήσεις σε αιτήματα υποκειμένων δεδομένων εκδίδονται εντός των εκ του νόμου προθεσμιών που ορίζονται στην Ενότητα 10 παραπάνω. Τα προσωπικά δεδομένα που μοιράζεστε μαζί μας μέσω αυτών των γραμματοκιβωτίων (το όνομά σας, η διεύθυνση email και το περιεχόμενο του αιτήματός σας) επεξεργάζονται με νομική βάση το Άρθρο 6(1)(γ) GDPR (συμμόρφωση με νομική υποχρέωση, όπου απαντούμε σε αίτημα υποκειμένου δεδομένων) ή το Άρθρο 6(1)(στ) GDPR (το έννομο συμφέρον μας στην απάντηση αλληλογραφίας). Τα αρχεία αυτών των επικοινωνιών διατηρούνται για όσο διάστημα είναι απαραίτητο για την τεκμηρίωση της απάντησής μας, και σε κάθε περίπτωση όχι περισσότερο από 6 έτη όπου απαιτείται από την ισπανική νομοθεσία.