Pravila privatnosti usluge Clarnix

1. Voditelj obrade podataka

Voditelj obrade odgovoran za tvoje osobne podatke je:

Nadzorno tijelo za zaštitu podataka u Španjolskoj je Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), dostupno na www.aepd.es.

2. Podaci koje prikupljamo

Prikupljamo minimum podataka potrebnih za pružanje Clarnix usluge.

2.1 Podaci računa

Kada izradiš račun, prikupljamo tvoje ime, adresu e-pošte i (ako je primjenjivo) heširanu lozinku. Ako se prijaviš putem OAuth-a (Google ili Microsoft), primamo tvoje ime, adresu e-pošte i korisnički ID koji je izdao pružatelj.

2.2 Podaci e-pošte pristupljeni putem OAuth-a: privatnost ugrađena u dizajn

Clarnix je izgrađen na principu privatnosti ugrađene u dizajn: sadržaj tijela e-pošte nikada se ne pohranjuje u našim sustavima. Tijela e-pošte obrađujemo prolazno u memoriji kako bismo klasificirali poruke i generirali sažetke, a zatim ih odmah odbacujemo. Google OAuth opsezi koje tražimo su https://www.googleapis.com/auth/gmail.readonly (čitanje pošte), https://www.googleapis.com/auth/gmail.modify (primjena oznaka i arhiviranje), https://www.googleapis.com/auth/gmail.labels (stvaranje oznaka koje primjenjujemo i upravljanje njima) i https://www.googleapis.com/auth/calendar.readonly (čitanje nadolazećih događaja, vidi u nastavku). Za Microsoft račune tražimo ekvivalentne Microsoft Graph Mail.Read i Mail.ReadWrite dozvole. Metapodaci koje zadržavamo ograničeni su na:

• Ime pošiljatelja i adresa e-pošte
• Adrese e-pošte primatelja (polja Za i Kopija)
• Redak predmeta
• Vremenska oznaka primitka (received_at)
• ID poruke i ID niti (identifikatori koje je izdao pružatelj)
• Klasifikacijske oznake i ocjene prioriteta generirane AI-jem
• Sažeci generirani AI-jem (nikada doslovan sadržaj tijela)

Podaci kalendara: kada odobriš opseg kalendara, čitamo tvoje nadolazeće događaje isključivo u svrhu dodavanja kratkog dnevnog reda u tvoj sažetak. Dnevni red pohranjuje se samo kao dio tog sažetka: za svaki događaj naslov, vrijeme početka i završetka te lokacija (ili „online” za videopoziv). Briše se zajedno sa sažetkom na kraju razdoblja zadržavanja podataka tvojeg plana: 7 dana na planu Starter, 30 dana na planu Pro te 90 dana na planovima Team i Team Pro. Opise događaja čitamo samo kako bismo prepoznali poveznicu za sastanak, a ne pohranjujemo ni opise ni popise sudionika. Podaci kalendara nikada se ne upotrebljavaju za treniranje bilo kojeg modela i nikada se ne dijele s trećim stranama. Odjeljak kalendara možeš u bilo kojem trenutku isključiti za bilo koji povezani račun.

2.3 Vjerodajnice povezanog računa e-pošte

Za povezivanje tvojeg pružatelja e-pošte pohranjujemo OAuth access i refresh tokene (ili, za IMAP, šifrirane vjerodajnice). Pohranjeni su šifrirano u mirovanju koristeći ENCRYPTION_MASTER_KEY i koriste se isključivo za pristup tvojem sandučiću u tvoje ime.

2.4 Podaci naplate

Podatke platne kartice prikuplja i obrađuje isključivo Stripe. Pohranjujemo samo tvoj Stripe ID korisnika, status pretplate, posljednje 4 znamenke kartice, ime za naplatu, adresu za naplatu i PDV ID gdje je naveden. Nikada ne vidimo niti pohranjujemo pune brojeve kartica.

2.5 Podaci korištenja

Prikupljamo agregirane, anonimizirane podatke o korištenju kao što su pristupljene značajke, broj stvorenih pravila, broj sažetaka i događaji isporuke. Također prikupljamo tehničke podatke poput IP adrese (za sigurnosno ograničavanje brzine), vrste preglednika i zapisnika pogrešaka.

3. Kako koristimo tvoje podatke

Prikupljene podatke koristimo u sljedeće svrhe:

• Pružanje, upravljanje i održavanje Clarnix usluge
• Klasifikacija tvoje dolazne e-pošte koristeći AI i primjena pravila koja konfiguriraš
• Generiranje sažetaka sintetiziranih AI-jem i njihova isporuka na odabrani kanal (e-pošta, WhatsApp, Telegram, Slack, Teams)
• Obrada plaćanja i upravljanje tvojom pretplatom putem Stripea
• Slanje transakcijskih e-poruka (potvrda računa, računi, isporuka sažetaka)
• Agregirana i anonimizirana analitika proizvoda za razumijevanje korištenja značajki i poboljšanje usluge
• Praćenje sigurnosti, sprječavanje prijevara i otkrivanje zlouporabe
• Ispunjavanje zakonskih obveza

Tvoje podatke ne koristimo za bihevioralno oglašavanje, ne prodajemo ih trećim stranama niti koristimo sadržaj e-pošte u bilo koju drugu svrhu osim obrade trijaže u memoriji.

5. Pravna osnova za obradu (GDPR čl. 6.)

Oslanjamo se na sljedeće pravne osnove:

• Izvršenje ugovora (čl. 6. st. 1. t. (b)): Obrada metapodataka tvoje e-pošte i podataka računa nužna je za isporuku značajki trijaže, klasifikacije i sažetaka iz tvoje pretplate.
• Legitimni interesi (čl. 6. st. 1. t. (f)): Tehničke i podatke o korištenju obrađujemo radi održavanja sigurnosti usluge, sprječavanja zlouporabe, otkrivanja pogrešaka i poboljšanja pouzdanosti platforme. Naši interesi uravnoteženi su s tvojim pravima i ne premašuju ih.
• Privola (čl. 6. st. 1. t. (a)): Za neobavezne kolačiće i marketinške komunikacije oslanjamo se na tvoju privolu. Privolu možeš povući u bilo kojem trenutku bez utjecaja na zakonitost prethodne obrade.
• Zakonska obveza (čl. 6. st. 1. t. (c)): Gdje je potrebno, podatke obrađujemo radi ispunjavanja primjenjivog zakona (npr. zadržavanje zapisa o fakturiranju prema španjolskom poreznom zakonu).

7. Međunarodni prijenos podataka

Neki naši podizvršitelji obrade djeluju izvan Europskog gospodarskog prostora (EGP). Gdje se to događa, osiguravamo odgovarajuću zaštitnu mjeru (u svim trenutnim slučajevima riječ je o EU Standardnim ugovornim klauzulama), tako da tvoji podaci primaju razinu zaštite istovjetnu onoj zajamčenoj unutar EGP-a.

10. Tvoja prava prema GDPR-u

Kao ispitanik prema GDPR-u, imaš sljedeća prava:

• Pravo na pristup (čl. 15.): Velik dio možeš vidjeti i sam u aplikaciji: zaslon Aktivnost e-pošte u Clarnixu prikazuje svaku radnju koju smo izvršili nad tvojom e-poštom, zajedno s pošiljateljem, predmetom, poštanskim sandučićem, datumom i pravilom koje stoji iza nje. Koliko unatrag taj zaslon seže, ovisi o tvojem planu, u skladu s odjeljkom 8. Za kopiju svega što zaslon ne prikazuje, piši nam na legal@clarnix.app i pripremit ćemo je i poslati ti je.
• Pravo na ispravak (čl. 16.): Možeš zatražiti ispravak netočnih ili nepotpunih podataka.
• Pravo na brisanje (čl. 17.): Možeš zatražiti brisanje svojih osobnih podataka, podložno zakonskim obvezama zadržavanja (npr. zapisi naplate).
• Pravo na prenosivost podataka (čl. 20.): Možeš od nas zatražiti osobne podatke koje si nam dao u strukturiranom, uobičajeno upotrebljavanom i strojno čitljivom formatu. Clarnix nema gumb za samostalni izvoz ili preuzimanje, pa tu kopiju sastavljamo ručno kada je zatražiš, u roku za odgovor navedenom u nastavku.
• Pravo na ograničenje obrade (čl. 18.): Možeš zatražiti ograničenje obrade svojih podataka u određenim okolnostima.
• Pravo na prigovor (čl. 21.): Možeš uložiti prigovor na obradu temeljenu na legitimnim interesima. Postupit ćemo u skladu s tim osim ako ne dokažemo uvjerljive legitimne razloge koji premašuju tvoje interese.
• Pravo na povlačenje privole: Gdje se obrada temelji na privoli, možeš je povući u bilo kojem trenutku bez utjecaja na zakonitost obrade izvršene prije povlačenja.

Za ostvarivanje bilo kojeg od ovih prava kontaktiraj nas na legal@clarnix.app. U skladu s člankom 12. stavkom 3. GDPR-a, na tvoj zahtjev odgovorit ćemo u roku od mjesec dana od zaprimanja. Ako je zahtjev osobito složen ili zaprimimo velik broj zahtjeva, to se razdoblje može produljiti za najviše dva dodatna mjeseca; obavijestit ćemo te o takvom produljenju i razlozima za njega u roku od mjesec dana od zaprimanja zahtjeva. Ako te naš odgovor ne zadovolji, imaš pravo podnijeti pritužbu španjolskom tijelu za zaštitu podataka (AEPD (Agencia Española de Protección de Datos)) ili nadzornom tijelu u svojoj EU državi članici uobičajenog boravišta.

11. Sigurnost

Provodimo odgovarajuće tehničke i organizacijske mjere za zaštitu tvojih osobnih podataka, uključujući: TLS 1.3 šifriranje u prijenosu, šifriranje u mirovanju koje upravlja Supabase, OAuth tokene šifrirane pomoću ENCRYPTION_MASTER_KEY, Row Level Security primijenjenu na sloju baze podataka i kontrole pristupa koje ograničavaju tko može pristupiti produkcijskim sustavima. U slučaju povrede osobnih podataka koja predstavlja rizik za tvoja prava i slobode, obavijestit ćemo AEPD unutar 72 sata.

12. Kolačići

Clarnix koristi strogo nužne kolačiće za upravljanje sesijama autentifikacije. Također nudimo neobavezne analitičke kolačiće podložne tvojoj privoli. Za sve pojedinosti pogledaj naša Pravila o kolačićima. Cookie Policy.

13. Djeca

Clarnix usluga nije usmjerena na korisnike mlađe od 16 godina. Ne prikupljamo svjesno osobne podatke od djece. Ako saznamo da smo prikupili podatke djeteta mlađeg od 16 godina, promptno ćemo izbrisati račun.

14. Promjene ovih pravila

Ova Pravila privatnosti povremeno možemo ažurirati. Kada napravimo materijalne promjene, obavijestit ćemo te putem in-app banner-a i e-poštom najmanje 30 dana prije stupanja promjena na snagu. Datum „Posljednje ažuriranje" na vrhu ove stranice odražava najnoviju reviziju.

15. Kontakt

Za sva pitanja, zahtjeve ili nedoumice u vezi s ovim Pravilima privatnosti ili obradom tvojih osobnih podataka, koristi adrese u nastavku. Dvije specijalizirane poštanske adrese vodi NEXTGENWEBS, S.L.: legal@clarnix.app, koju nadzire tim za pravne poslove i privatnost te koja rješava zahtjeve ispitanika prema GDPR-u, ugovorne upite i druge pravne predmete; te hello@clarnix.app, koju nadzire tim za korisničku podršku i koja rješava svakodnevna pitanja o proizvodu, računu i naplati. Cilj nam je potvrditi primitak dolaznih zahtjeva u roku od dva radna dana. Sadržajni odgovori na zahtjeve ispitanika izdaju se u zakonskim rokovima iz odjeljka 10. iznad. Osobne podatke koje s nama dijeliš putem ovih sandučića (tvoje ime, adresu e-pošte i sadržaj zahtjeva) obrađujemo na pravnoj osnovi članka 6. stavka 1. točke (c) GDPR-a (usklađenost sa zakonskom obvezom, kada odgovaramo na zahtjev ispitanika) ili članka 6. stavka 1. točke (f) GDPR-a (naš legitimni interes u odgovaranju na korespondenciju). Zapisi tih komunikacija zadržavaju se onoliko dugo koliko je potrebno za dokazivanje našeg odgovora, a u svakom slučaju ne dulje od 6 godina ako to zahtijeva španjolsko pravo.