Zásady ochrany osobních údajů

1. Správce údajů

Správcem odpovědným za vaše osobní údaje je:

Dozorovým úřadem pro ochranu osobních údajů ve Španělsku je Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), dostupný na www.aepd.es.

2. Údaje, které shromažďujeme

Shromažďujeme minimum údajů nezbytných k poskytování služby Clarnix.

2.1 Údaje o účtu

Při vytváření účtu shromažďujeme vaše jméno, e-mailovou adresu a (případně) zahashované heslo. Pokud se přihlásíte prostřednictvím OAuth (Google nebo Microsoft), obdržíme vaše jméno, e-mailovou adresu a ID uživatele vydané poskytovatelem.

2.2 E-mailové údaje zpřístupněné přes OAuth — Privacy by Design

Clarnix je postaven na principu privacy-by-design: obsah těla e-mailů není v našich systémech nikdy ukládán. Těla e-mailů zpracováváme přechodně v paměti za účelem klasifikace zpráv a generování souhrnů, načež je okamžitě zahodíme. Rozsahy oprávnění Google OAuth, o které žádáme, jsou https://www.googleapis.com/auth/gmail.readonly (čtení pošty), https://www.googleapis.com/auth/gmail.modify (přidělování štítků a archivace), https://www.googleapis.com/auth/gmail.labels (vytváření štítků, které přidělujeme, a jejich správa) a https://www.googleapis.com/auth/calendar.readonly (čtení nadcházejících událostí — viz níže). Pro účty Microsoft žádáme o ekvivalentní oprávnění Microsoft Graph Mail.Read a Mail.ReadWrite. Metadata, která uchováváme, jsou omezena na:

• Jméno odesílatele a e-mailovou adresu
• Předmět zprávy
• Časové razítko přijetí (received_at)
• ID zprávy a ID vlákna (identifikátory vydané poskytovatelem)
• Klasifikační štítky a skóre priority generované umělou inteligencí
• Souhrny generované umělou inteligencí (nikdy doslovný obsah těla zprávy)

Údaje z kalendáře: pokud udělíte oprávnění ke kalendáři, čteme vaše nadcházející události — název, čas a účastníky — výhradně za účelem přidání krátkého programu do vašeho souhrnu. Obsah kalendáře je zpracováván v paměti při generování souhrnu a není nikdy ukládán v našich systémech, není nikdy používán k trénování jakéhokoli modelu a není nikdy sdílen s třetími stranami. Sekci kalendáře můžete kdykoli vypnout u kteréhokoli připojeného účtu.

2.3 Přihlašovací údaje připojených e-mailových účtů

Pro připojení vašeho poskytovatele e-mailu ukládáme přístupové a obnovovací tokeny OAuth (nebo v případě IMAP šifrované přihlašovací údaje). Tyto údaje jsou uloženy zašifrované v klidovém stavu pomocí ENCRYPTION_MASTER_KEY a používají se výhradně k přístupu k vaší poštovní schránce vaším jménem.

2.4 Fakturační údaje

Údaje o platebních kartách jsou shromažďovány a zpracovávány výhradně společností Stripe. Ukládáme pouze vaše ID zákazníka Stripe, stav předplatného, poslední 4 číslice karty, fakturační jméno, fakturační adresu a DIČ, pokud je uvedeno. Nikdy nevidíme ani neukládáme úplná čísla karet.

2.5 Údaje o používání

Shromažďujeme agregovaná a anonymizovaná data o používání, jako jsou používané funkce, počet vytvořených pravidel, počet souhrnů a události doručení. Shromažďujeme rovněž technické údaje, jako je IP adresa (pro bezpečnostní omezení rychlosti), typ prohlížeče a chybové protokoly.

3. Jak používáme vaše údaje

Údaje, které shromažďujeme, používáme k následujícím účelům:

• Poskytování, provoz a údržba služby Clarnix
• Klasifikace vašich příchozích e-mailů pomocí AI a uplatňování pravidel, která konfigurujete
• Generování souhrnů syntetizovaných pomocí AI a jejich doručování na vámi zvolený kanál (e-mail, WhatsApp, Telegram, Slack, Teams)
• Zpracování plateb a správa vašeho předplatného prostřednictvím Stripe
• Zasílání transakčních e-mailů (potvrzení účtu, účtenky, doručení souhrnu)
• Agregovaná a anonymizovaná produktová analytika za účelem porozumění používání funkcí a zlepšování služby
• Monitorování bezpečnosti, prevence podvodů a detekce zneužití
• Plnění právních povinností
• marketing.privacy.s3.items.8

Vaše údaje nepoužíváme k behaviorální reklamě, neprodáváme je třetím stranám ani nepoužíváme obsah e-mailů k jinému účelu než ke zpracování třídění v paměti.

5. Právní základ zpracování (čl. 6 GDPR)

Opíráme se o následující právní základy:

• Plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b)): Zpracování metadat vašich e-mailů a údajů o účtu je nezbytné k poskytování funkcí třídění, klasifikace a souhrnů, k jejichž odběru jste se přihlásili.
• Oprávněné zájmy (čl. 6 odst. 1 písm. f)): Zpracováváme technické údaje a údaje o používání za účelem zachování bezpečnosti služby, prevence zneužití, detekce chyb a zlepšování spolehlivosti platformy. Naše zájmy jsou vyváženy vůči vašim právům a nepřevažují nad nimi.
• Souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a)): U nezbytně nepotřebných souborů cookie a marketingové komunikace se opíráme o váš souhlas. Souhlas můžete kdykoli odvolat, aniž by tím byla dotčena zákonnost dřívějšího zpracování.
• Právní povinnost (čl. 6 odst. 1 písm. c)): Pokud je to vyžadováno, zpracováváme údaje za účelem splnění platných právních předpisů (např. uchovávání fakturačních záznamů podle španělského daňového zákona).

6. Zpracovatelé (subdodavatelé)

K provozu služby využíváme následující dílčí zpracovatele. Každý z nich zpracovává pouze údaje, které jsou nezbytně nutné pro jeho úlohu.

„SCCs“ označuje standardní smluvní doložky EU přijaté na základě prováděcího rozhodnutí Komise (EU) 2021/914, které poskytují odpovídající úroveň ochrany pro předávání osobních údajů do třetích zemí.

7. Mezinárodní předávání údajů

Někteří naši dílčí zpracovatelé působí mimo Evropský hospodářský prostor (EHP). V takových případech zajišťujeme zavedení vhodných záruk — ve všech současných případech standardních smluvních doložek EU — tak, aby vaše údaje požívaly úrovně ochrany rovnocenné té, která je zaručena v rámci EHP.

8. Doba uchovávání údajů

• Obsah těla e-mailů: Nikdy se neukládá. Zpracovává se v paměti a okamžitě zahazuje.
• Metadata účtu: Uchovávána do smazání účtu, poté odstraněna z aktivních systémů do 30 dnů.
• Metadata e-mailů a souhrny: Uchovávány po dobu aktivního účtu a smazány do 30 dnů od uzavření účtu.
• Fakturační záznamy: Uchovávány po dobu 6 let, jak požaduje španělský daňový zákon (Ley General Tributaria).
• Auditní protokoly: Uchovávány podle hodnoty audit_log_visibility_days vašeho plánu. Serverové protokoly uchovávány po dobu až 90 dnů pro bezpečnostní účely, s identitou uživatele redigovanou při smazání.

Během vaší 14denní bezplatné zkušební verze jsou všechna data zpracovávána shodně jako data platícího odběratele. Pokud nepřejdete na placený plán, vaše data budou smazána do 30 dnů od vypršení zkušební verze.

9. Smazání účtu

• Účet můžete kdykoli smazat sami v Nastavení → Smazat účet (samoobsluha). Uzavření účtu je trvalé a nelze jej vrátit zpět.
• Co bude smazáno do 30 dnů: váš profil, všechny připojené e-mailové účty a OAuth tokeny (okamžitě po smazání odvolány u poskytovatele), všechna klasifikační data, souhrny, pravidla a členství v týmech. Pokud jste jediným vlastníkem týmu, tým bude smazán nebo bude vlastnictví převedeno.
• Co zůstane uchováno: fakturační záznamy (španělský daňový zákon, 6 let) a auditní protokoly s redigovanou identitou.
• Odstranění z aktivních systémů je dokončeno do 30 dnů, v souladu s oddílem 8. Tato lhůta zohledňuje zálohy, replikované úložiště a dávkové procesy mazání a je v souladu s „přiměřenou lhůtou pro účinný výmaz“ uznávanou podle článku 17 GDPR.

10. Vaše práva podle GDPR

Jako subjekt údajů podle GDPR máte následující práva:

• Právo na přístup (čl. 15): Můžete požádat o kopii osobních údajů, které o vás uchováváme.
• Právo na opravu (čl. 16): Můžete nás požádat o opravu nepřesných nebo neúplných údajů.
• Právo na výmaz (čl. 17): Můžete požádat o smazání svých osobních údajů, s výhradou zákonných povinností uchovávání (např. fakturační záznamy).
• Právo na přenositelnost údajů (čl. 20): Můžete požádat o své údaje ve strukturovaném, strojově čitelném formátu.
• Právo na omezení zpracování (čl. 18): Můžete nás za určitých okolností požádat o omezení zpracování svých údajů.
• Právo vznést námitku (čl. 21): Můžete vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněných zájmech. Vyhovíme jí, pokud neprokážeme závažné oprávněné důvody, které převažují nad vašimi zájmy.
• Právo odvolat souhlas: Pokud je zpracování založeno na souhlasu, můžete jej kdykoli odvolat, aniž by tím byla dotčena zákonnost zpracování provedeného před odvoláním.

Pro uplatnění kteréhokoli z těchto práv nás kontaktujte na legal@clarnix.app. V souladu s čl. 12 odst. 3 GDPR odpovíme na vaši žádost do jednoho měsíce od jejího obdržení. Je-li žádost zvláště složitá nebo obdržíme-li velký počet žádostí, lze tuto lhůtu prodloužit až o další dva měsíce; do jednoho měsíce od obdržení žádosti vás budeme informovat o jakémkoli takovém prodloužení a o jeho důvodech. Pokud nejste s naší odpovědí spokojeni, máte právo podat stížnost u španělského úřadu pro ochranu osobních údajů (AEPD — Agencia Española de Protección de Datos) nebo u dozorového úřadu v členském státě EU vašeho obvyklého bydliště.

11. Zabezpečení

Zavádíme vhodná technická a organizační opatření k ochraně vašich osobních údajů, včetně: šifrování při přenosu TLS 1.3, šifrování v klidu spravovaného službou Supabase, OAuth tokenů šifrovaných pomocí ENCRYPTION_MASTER_KEY, Row Level Security vynucované na úrovni databáze a řízení přístupu omezujícího, kdo má přístup k produkčním systémům. V případě porušení zabezpečení osobních údajů, které představuje riziko pro vaše práva a svobody, oznámíme tuto skutečnost AEPD do 72 hodin.

12. Soubory cookie

Clarnix používá nezbytně nutné soubory cookie ke správě autentizačních relací. Nabízíme rovněž volitelné analytické soubory cookie podléhající vašemu souhlasu. Úplné podrobnosti naleznete v našich Zásadách používání souborů cookie. Cookie Policy.

13. Děti

Služba Clarnix není určena uživatelům mladším 16 let. Vědomě neshromažďujeme osobní údaje od dětí. Pokud zjistíme, že jsme shromáždili údaje od dítěte mladšího 16 let, účet neprodleně smažeme.

14. Změny těchto zásad

Tyto Zásady ochrany osobních údajů můžeme čas od času aktualizovat. Pokud provedeme podstatné změny, oznámíme vám to prostřednictvím banneru v aplikaci a e-mailem nejméně 30 dnů před tím, než změny nabudou účinnosti. Datum „Poslední aktualizace“ v horní části této stránky odráží nejnovější revizi.

15. Kontakt

V případě jakýchkoli dotazů, žádostí nebo obav týkajících se těchto Zásad ochrany osobních údajů nebo zpracování vašich osobních údajů použijte prosím níže uvedené adresy. Společnost NEXTGENWEBS, S.L. provozuje dvě specializované schránky: legal@clarnix.app, monitorovanou týmem Legal & Privacy, který vyřizuje žádosti subjektů údajů podle GDPR, smluvní dotazy a další právní záležitosti; a hello@clarnix.app, monitorovanou týmem zákaznické podpory, který vyřizuje každodenní dotazy ohledně produktu, účtu a fakturace. Naším cílem je potvrdit příchozí žádosti do dvou pracovních dnů. Věcné odpovědi na žádosti subjektů údajů jsou vydávány v zákonných lhůtách stanovených v oddíle 10 výše. Osobní údaje, které s námi sdílíte prostřednictvím těchto schránek (vaše jméno, e-mailová adresa a obsah vaší žádosti), jsou zpracovávány na právním základě čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR (splnění právní povinnosti, kdy odpovídáme na žádost subjektu údajů) nebo čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR (náš oprávněný zájem na odpovídání na korespondenci). Záznamy o této komunikaci jsou uchovávány po dobu nezbytnou k prokázání naší odpovědi, v každém případě však ne déle než 6 let, vyžaduje-li to španělské právo.