Zásady ochrany osobních údajů Clarnix

1. Správce údajů

Správcem odpovědným za tvoje osobní údaje je:

Dozorovým úřadem pro ochranu osobních údajů ve Španělsku je Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), dostupný na www.aepd.es.

2. Údaje, které shromažďujeme

Shromažďujeme minimum údajů nezbytných k poskytování služby Clarnix.

2.1 Údaje o účtu

Při vytváření účtu shromažďujeme tvoje jméno, e-mailovou adresu a (případně) zahashované heslo. Pokud se přihlásíš prostřednictvím OAuth (Google nebo Microsoft), obdržíme tvoje jméno, e-mailovou adresu a ID uživatele vydané poskytovatelem.

2.2 E-mailové údaje zpřístupněné přes OAuth: Privacy by Design

Clarnix je postaven na principu privacy-by-design: obsah těla e-mailů není v našich systémech nikdy ukládán. Těla e-mailů zpracováváme přechodně v paměti za účelem klasifikace zpráv a generování souhrnů, načež je okamžitě zahodíme. Rozsahy oprávnění Google OAuth, o které žádáme, jsou https://www.googleapis.com/auth/gmail.readonly (čtení pošty), https://www.googleapis.com/auth/gmail.modify (přidělování štítků a archivace), https://www.googleapis.com/auth/gmail.labels (vytváření štítků, které přidělujeme, a jejich správa) a https://www.googleapis.com/auth/calendar.readonly (čtení nadcházejících událostí, viz níže). Pro účty Microsoft žádáme o ekvivalentní oprávnění Microsoft Graph Mail.Read a Mail.ReadWrite. Metadata, která uchováváme, jsou omezena na:

• Jméno odesílatele a e-mailovou adresu
• E-mailové adresy příjemců (pole Komu a Kopie)
• Předmět zprávy
• Časové razítko přijetí (received_at)
• ID zprávy a ID vlákna (identifikátory vydané poskytovatelem)
• Klasifikační štítky a skóre priority generované umělou inteligencí
• Souhrny generované umělou inteligencí (nikdy doslovný obsah těla zprávy)

Údaje z kalendáře: pokud uděliš oprávnění ke kalendáři, čteme tvoje nadcházející události výhradně za účelem přidání krátkého programu do tvého souhrnu. Program se ukládá pouze jako součást tohoto souhrnu: u každé události název, čas začátku a konce a místo (nebo „online“ u videohovoru). Maže se spolu se souhrnem na konci doby uchovávání údajů podle tvého plánu: 7 dní u plánu Starter, 30 dní u Pro, 90 dní u Team a Team Pro. Popisy událostí čteme jen kvůli rozpoznání odkazu na schůzku a neukládáme popisy ani seznamy účastníků. Údaje z kalendáře nejsou nikdy používány k trénování jakéhokoli modelu a nejsou nikdy sdíleny s třetími stranami. Sekci kalendáře můžeš kdykoli vypnout u kteréhokoli připojeného účtu.

2.3 Přihlašovací údaje připojených e-mailových účtů

Pro připojení tvého poskytovatele e-mailu ukládáme přístupové a obnovovací tokeny OAuth (nebo v případě IMAP šifrované přihlašovací údaje). Tyto údaje jsou uloženy zašifrované v klidovém stavu pomocí ENCRYPTION_MASTER_KEY a používají se výhradně k přístupu k tvé poštovní schránce tvým jménem.

2.4 Fakturační údaje

Údaje o platebních kartách jsou shromažďovány a zpracovávány výhradně společností Stripe. Ukládáme pouze tvoje ID zákazníka Stripe, stav předplatného, poslední 4 číslice karty, fakturační jméno, fakturační adresu a DIČ, pokud je uvedeno. Nikdy nevidíme ani neukládáme úplná čísla karet.

2.5 Údaje o používání

Shromažďujeme agregovaná a anonymizovaná data o používání, jako jsou používané funkce, počet vytvořených pravidel, počet souhrnů a události doručení. Shromažďujeme rovněž technické údaje, jako je IP adresa (pro bezpečnostní omezení rychlosti), typ prohlížeče a chybové protokoly.

3. Jak používáme tvoje údaje

Údaje, které shromažďujeme, používáme k následujícím účelům:

• Poskytování, provoz a údržba služby Clarnix
• Klasifikace tvých příchozích e-mailů pomocí AI a uplatňování pravidel, která konfiguruješ
• Generování souhrnů syntetizovaných pomocí AI a jejich doručování na tebou zvolený kanál (e-mail, WhatsApp, Telegram, Slack, Teams)
• Zpracování plateb a správa tvého předplatného prostřednictvím Stripe
• Zasílání transakčních e-mailů (potvrzení účtu, účtenky, doručení souhrnu)
• Agregovaná a anonymizovaná produktová analytika za účelem porozumění používání funkcí a zlepšování služby
• Monitorování bezpečnosti, prevence podvodů a detekce zneužití
• Plnění právních povinností

Tvoje údaje nepoužíváme k behaviorální reklamě, neprodáváme je třetím stranám ani nepoužíváme obsah e-mailů k jinému účelu než ke zpracování třídění v paměti.

5. Právní základ zpracování (čl. 6 GDPR)

Opíráme se o následující právní základy:

• Plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b)): Zpracování metadat tvých e-mailů a údajů o účtu je nezbytné k poskytování funkcí třídění, klasifikace a souhrnů, k jejichž odběru ses přihlásil.
• Oprávněné zájmy (čl. 6 odst. 1 písm. f)): Zpracováváme technické údaje a údaje o používání za účelem zachování bezpečnosti služby, prevence zneužití, detekce chyb a zlepšování spolehlivosti platformy. Naše zájmy jsou vyváženy vůči tvým právům a nepřevažují nad nimi.
• Souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a)): U nezbytně nepotřebných souborů cookie a marketingové komunikace se opíráme o tvůj souhlas. Souhlas můžeš kdykoli odvolat, aniž by tím byla dotčena zákonnost dřívějšího zpracování.
• Právní povinnost (čl. 6 odst. 1 písm. c)): Pokud je to vyžadováno, zpracováváme údaje za účelem splnění platných právních předpisů (např. uchovávání fakturačních záznamů podle španělského daňového zákona).

7. Mezinárodní předávání údajů

Někteří naši dílčí zpracovatelé působí mimo Evropský hospodářský prostor (EHP). V takových případech zajišťujeme zavedení vhodných záruk (ve všech současných případech standardních smluvních doložek EU) tak, aby tvoje údaje požívaly úrovně ochrany rovnocenné té, která je zaručena v rámci EHP.

10. Tvoje práva podle GDPR

Jako subjekt údajů podle GDPR máš následující práva:

• Právo na přístup (čl. 15): Velkou část si můžeš prohlédnout sám v aplikaci: obrazovka Aktivita e-mailu v Clarnixu ukazuje každou akci, kterou jsme s tvým e-mailem provedli, včetně odesílatele, předmětu, schránky, data a pravidla, které za ní stojí. Jak daleko do minulosti tato obrazovka sahá, závisí na tvém plánu, v souladu s oddílem 8. O kopii všeho, co obrazovka neukazuje, napiš na legal@clarnix.app a my ji pro tebe sestavíme a pošleme.
• Právo na opravu (čl. 16): Můžeš nás požádat o opravu nepřesných nebo neúplných údajů.
• Právo na výmaz (čl. 17): Můžeš požádat o smazání svých osobních údajů, s výhradou zákonných povinností uchovávání (např. fakturační záznamy).
• Právo na přenositelnost údajů (čl. 20): Můžeš nás požádat o osobní údaje, které jsi nám poskytl, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Clarnix nemá tlačítko pro samoobslužný export ani stažení, takže tuto kopii sestavíme ručně, jakmile o ni požádáš, ve lhůtě pro odpověď uvedené níže.
• Právo na omezení zpracování (čl. 18): Můžeš nás za určitých okolností požádat o omezení zpracování svých údajů.
• Právo vznést námitku (čl. 21): Můžeš vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněných zájmech. Vyhovíme jí, pokud neprokážeme závažné oprávněné důvody, které převažují nad tvými zájmy.
• Právo odvolat souhlas: Pokud je zpracování založeno na souhlasu, můžeš jej kdykoli odvolat, aniž by tím byla dotčena zákonnost zpracování provedeného před odvoláním.

Pro uplatnění kteréhokoli z těchto práv nás kontaktuj na legal@clarnix.app. V souladu s čl. 12 odst. 3 GDPR odpovíme na tvoji žádost do jednoho měsíce od jejího obdržení. Je-li žádost zvláště složitá nebo obdržíme-li velký počet žádostí, lze tuto lhůtu prodloužit až o další dva měsíce; do jednoho měsíce od obdržení žádosti tě budeme informovat o jakémkoli takovém prodloužení a o jeho důvodech. Pokud nejsi s naší odpovědí spokojený, máš právo podat stížnost u španělského úřadu pro ochranu osobních údajů (AEPD (Agencia Española de Protección de Datos)) nebo u dozorového úřadu v členském státě EU tvého obvyklého bydliště.

11. Zabezpečení

Zavádíme vhodná technická a organizační opatření k ochraně tvých osobních údajů, včetně: šifrování při přenosu TLS 1.3, šifrování v klidu spravovaného službou Supabase, OAuth tokenů šifrovaných pomocí ENCRYPTION_MASTER_KEY, Row Level Security vynucované na úrovni databáze a řízení přístupu omezujícího, kdo má přístup k produkčním systémům. V případě porušení zabezpečení osobních údajů, které představuje riziko pro tvoje práva a svobody, oznámíme tuto skutečnost AEPD do 72 hodin.

12. Soubory cookie

Clarnix používá nezbytně nutné soubory cookie ke správě autentizačních relací. Nabízíme rovněž volitelné analytické soubory cookie podléhající tvému souhlasu. Úplné podrobnosti nalezneš v našich Zásadách používání souborů cookie. Cookie Policy.

13. Děti

Služba Clarnix není určena uživatelům mladším 16 let. Vědomě neshromažďujeme osobní údaje od dětí. Pokud zjistíme, že jsme shromáždili údaje od dítěte mladšího 16 let, účet neprodleně smažeme.

14. Změny těchto zásad

Tyto Zásady ochrany osobních údajů můžeme čas od času aktualizovat. Pokud provedeme podstatné změny, oznámíme ti to prostřednictvím banneru v aplikaci a e-mailem nejméně 30 dnů před tím, než změny nabudou účinnosti. Datum „Poslední aktualizace“ v horní části této stránky odráží nejnovější revizi.

15. Kontakt

V případě jakýchkoli dotazů, žádostí nebo obav týkajících se těchto Zásad ochrany osobních údajů nebo zpracování tvých osobních údajů použij prosím níže uvedené adresy. Společnost NEXTGENWEBS, S.L. provozuje dvě specializované schránky: legal@clarnix.app, monitorovanou týmem Legal & Privacy, který vyřizuje žádosti subjektů údajů podle GDPR, smluvní dotazy a další právní záležitosti; a hello@clarnix.app, monitorovanou týmem zákaznické podpory, který vyřizuje každodenní dotazy ohledně produktu, účtu a fakturace. Naším cílem je potvrdit příchozí žádosti do dvou pracovních dnů. Věcné odpovědi na žádosti subjektů údajů jsou vydávány v zákonných lhůtách stanovených v oddíle 10 výše. Osobní údaje, které s námi sdílíš prostřednictvím těchto schránek (tvoje jméno, e-mailová adresa a obsah tvé žádosti), jsou zpracovávány na právním základě čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR (splnění právní povinnosti, kdy odpovídáme na žádost subjektu údajů) nebo čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR (náš oprávněný zájem na odpovídání na korespondenci). Záznamy o této komunikaci jsou uchovávány po dobu nezbytnou k prokázání naší odpovědi, v každém případě však ne déle než 6 let, vyžaduje-li to španělské právo.