Tietosuojakäytäntö

1. Rekisterinpitäjä

Henkilötietojesi käsittelystä vastaava rekisterinpitäjä on:

Espanjan tietosuojavalvontaviranomainen on Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), joka on tavoitettavissa osoitteessa www.aepd.es.

2. Keräämämme tiedot

Keräämme vain palvelun tarjoamiseen välttämättömät tiedot.

2.1 Tilitiedot

Kun luot tilin, keräämme nimesi, sähköpostiosoitteesi ja tarvittaessa hajautetun (hashed) salasanasi. Jos kirjaudut sisään OAuthin kautta (Google tai Microsoft), saamme nimesi, sähköpostiosoitteesi ja palveluntarjoajan myöntämän käyttäjätunnuksen.

2.2 OAuthin kautta käytettävät sähköpostitiedot — Privacy by Design

Clarnix on rakennettu privacy-by-design-periaatteen pohjalle: sähköpostiviestien sisältöä ei koskaan tallenneta järjestelmiimme. Käsittelemme viestien runkoja väliaikaisesti muistissa viestien luokittelua ja yhteenvetojen muodostamista varten ja hävitämme ne välittömästi sen jälkeen. Pyytämämme Google OAuth -oikeudet ovat https://www.googleapis.com/auth/gmail.readonly (sähköpostin lukeminen), https://www.googleapis.com/auth/gmail.modify (tunnisteiden lisääminen ja arkistointi), https://www.googleapis.com/auth/gmail.labels (lisäämiemme tunnisteiden luominen ja hallinta) ja https://www.googleapis.com/auth/calendar.readonly (tulevien tapahtumien lukeminen — ks. alla). Microsoft-tilien osalta pyydämme vastaavat Microsoft Graph Mail.Read- ja Mail.ReadWrite-oikeudet. Pysyvästi tallentamamme metatiedot rajoittuvat seuraaviin:

• Lähettäjän nimi ja sähköpostiosoite
• Aiherivi
• Vastaanottoaikaleima (received_at)
• Viestin tunniste ja säikeen tunniste (palveluntarjoajan myöntämät tunnisteet)
• Tekoälyn tuottamat luokittelutunnisteet ja prioriteettipisteet
• Tekoälyn tuottamat yhteenvedot (ei koskaan viestin runkoa sanatarkasti)

Kalenteritiedot: kun myönnät kalenterioikeuden, luemme tulevat tapahtumasi — otsikon, ajankohdan ja osallistujat — yksinomaan siinä tarkoituksessa, että yhteenvetoosi lisätään lyhyt päiväohjelma. Kalenterin sisältö käsitellään muistissa yhteenvedon muodostamisen yhteydessä, eikä sitä koskaan tallenneta järjestelmiimme, sitä ei koskaan käytetä minkään mallin kouluttamiseen eikä sitä koskaan jaeta kolmansille osapuolille. Voit milloin tahansa poistaa kalenteriosion käytöstä miltä tahansa yhdistetyltä tililtä.

2.3 Yhdistetyn sähköpostitilin tunnistetiedot

Sähköpostipalveluntarjoajasi yhdistämistä varten tallennamme OAuth-käyttötunnukset (access tokens) ja päivitystunnukset (refresh tokens) tai IMAP-yhteyksien osalta salatut tunnistetiedot. Nämä tallennetaan salattuina levossa käyttäen ENCRYPTION_MASTER_KEY-avainta, ja niitä käytetään yksinomaan postilaatikkoosi pääsemiseen puolestasi.

2.4 Laskutustiedot

Maksukorttitiedot kerää ja käsittelee yksinomaan Stripe. Tallennamme ainoastaan Stripe-asiakastunnuksesi, tilauksen tilan, kortin neljä viimeistä numeroa, laskutusnimen, laskutusosoitteen ja mahdollisesti annetun ALV-tunnuksen. Emme koskaan näe tai tallenna täydellisiä korttinumeroita.

2.5 Käyttötiedot

Keräämme koostettuja ja anonymisoituja käyttötietoja, kuten käytetyt ominaisuudet, luotujen sääntöjen määrän, yhteenvetojen lukumäärän ja toimitustapahtumat. Keräämme myös teknisiä tietoja, kuten IP-osoitteen (tietoturvan nopeusrajoitusta varten), selaintyypin ja virhelokit.

3. Miten käytämme tietojasi

Käytämme keräämiämme tietoja seuraaviin tarkoituksiin:

• Clarnix-palvelun tarjoaminen, ylläpitäminen ja käyttäminen
• Saapuvien sähköpostien luokittelu tekoälyn avulla ja määrittämiesi sääntöjen soveltaminen
• Tekoälyn tiivistämien yhteenvetojen muodostaminen ja toimittaminen valitsemaasi kanavaan (sähköposti, WhatsApp, Telegram, Slack, Teams)
• Maksujen käsittely ja tilauksesi hallinta Stripen kautta
• Transaktiosähköpostien lähettäminen (tilivahvistus, kuitit, yhteenvetojen toimitus)
• Koostettu ja anonymisoitu tuoteanalytiikka ominaisuuksien käytön ymmärtämiseksi ja palvelun kehittämiseksi
• Tietoturvan valvonta, petostentorjunta ja väärinkäytösten havaitseminen
• Lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen
• marketing.privacy.s3.items.8

Emme käytä tietojasi käyttäytymisperusteiseen mainontaan, myy niitä kolmansille osapuolille emmekä käytä sähköpostien sisältöä mihinkään muuhun tarkoitukseen kuin muistissa tapahtuvaan triagekäsittelyyn.

5. Käsittelyn oikeusperuste (GDPR 6 artikla)

Käsittely perustuu seuraaviin oikeusperusteisiin:

• Sopimuksen täytäntöönpano (6 art. 1(b)): Sähköpostimetadatasi ja tilitietojesi käsittely on välttämätöntä tilaamiesi triage-, luokittelu- ja yhteenveto-ominaisuuksien toimittamiseksi.
• Oikeutettu etu (6 art. 1(f)): Käsittelemme teknisiä tietoja ja käyttötietoja palvelun tietoturvan ylläpitämiseksi, väärinkäytösten estämiseksi, virheiden havaitsemiseksi ja alustan luotettavuuden parantamiseksi. Etumme on punnittu suhteessa oikeuksiisi, eivätkä ne syrjäytä niitä.
• Suostumus (6 art. 1(a)): Ei-välttämättömien evästeiden ja markkinointiviestinnän osalta käsittely perustuu suostumukseesi. Voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa ilman, että se vaikuttaa aiemman käsittelyn lainmukaisuuteen.
• Lakisääteinen velvoite (6 art. 1(c)): Tarvittaessa käsittelemme tietoja sovellettavan lain noudattamiseksi (esim. laskutustietojen säilyttäminen Espanjan verolainsäädännön mukaisesti).

6. Alikäsittelijät

Käytämme seuraavia alikäsittelijöitä palvelun ylläpitämiseen. Kukin käsittelee ainoastaan tehtävänsä kannalta välttämättömiä tietoja.

"SCCs" viittaa komission päätöksen (EU) 2021/914 nojalla hyväksyttyihin EU:n vakiosopimuslausekkeisiin, jotka tarjoavat riittävän suojan tason henkilötietojen siirroille kolmansiin maihin.

7. Kansainväliset tiedonsiirrot

Osa alikäsittelijöistämme toimii Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolella. Tällaisissa tapauksissa varmistamme, että käytössä on asianmukainen suojatoimi — kaikissa nykyisissä tapauksissa EU:n vakiosopimuslausekkeet — jotta tietosi saavat ETA:n sisällä taattua suojaa vastaavan tason.

8. Tietojen säilytys

• Sähköpostiviestien runko: Ei koskaan tallenneta. Käsitellään muistissa ja hävitetään välittömästi.
• Tilin metatiedot: Säilytetään tilin poistamiseen asti, minkä jälkeen poistetaan aktiivisista järjestelmistä 30 päivän kuluessa.
• Sähköpostimetadata ja yhteenvedot: Säilytetään tilisi voimassaoloajan ja poistetaan 30 päivän kuluessa tilin sulkemisesta.
• Laskutustiedot: Säilytetään 6 vuotta Espanjan verolainsäädännön (Ley General Tributaria) edellyttämällä tavalla.
• Auditointilokit: Säilytetään tilauspakettisi audit_log_visibility_days-asetuksen mukaisesti. Palvelinpuolen lokit säilytetään enintään 90 päivää tietoturvatarkoituksiin, ja käyttäjän henkilöllisyys poistetaan tilin poistamisen yhteydessä.

14 päivän ilmaisen kokeilun aikana kaikkia tietoja käsitellään samoin kuin maksavan tilaajan tietoja. Jos et siirry maksulliseen pakettiin, tietosi poistetaan 30 päivän kuluessa kokeilun päättymisestä.

9. Tilin poistaminen

• Voit poistaa tilisi milloin tahansa kohdasta Asetukset → Poista tili (itsepalvelu). Tilin sulkeminen on pysyvää eikä sitä voi peruuttaa.
• Mitä poistetaan 30 päivän kuluessa: profiilisi, kaikki yhdistetyt sähköpostitilit ja OAuth-tunnukset (peruutetaan palveluntarjoajalla välittömästi poistamisen yhteydessä), kaikki luokittelutiedot, yhteenvedot, säännöt ja tiimijäsenyydet. Jos olet tiimin ainoa omistaja, tiimi poistetaan tai omistajuus siirretään.
• Mitä säilytetään: laskutustiedot (Espanjan verolainsäädäntö, 6 vuotta) ja auditointilokit, joista henkilöllisyytesi on poistettu.
• Poistaminen aktiivisista järjestelmistä toteutetaan 30 päivän kuluessa kohdan 8 mukaisesti. Tämä määräaika ottaa huomioon varmuuskopiot, replikoidun tallennuksen ja eräpoistoprosessit, ja se on yhdenmukainen GDPR:n 17 artiklan tunnustaman "kohtuullisen ajan tehokkaalle poistamiselle" -periaatteen kanssa.

10. Oikeutesi GDPR:n nojalla

Rekisteröitynä sinulla on GDPR:n nojalla seuraavat oikeudet:

• Oikeus saada pääsy tietoihin (15 art.): Voit pyytää kopiota meillä olevista henkilötiedoistasi.
• Oikeus tietojen oikaisemiseen (16 art.): Voit pyytää meitä korjaamaan virheelliset tai puutteelliset tiedot.
• Oikeus tietojen poistamiseen (17 art.): Voit pyytää henkilötietojesi poistamista lakisääteisten säilytysvelvoitteiden rajoissa (esim. laskutustiedot).
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (20 art.): Voit pyytää tietojasi jäsennellyssä, koneellisesti luettavassa muodossa.
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (18 art.): Voit pyytää meitä rajoittamaan tietojesi käsittelyä tietyissä tilanteissa.
• Vastustamisoikeus (21 art.): Voit vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä. Noudatamme vastustamistasi, ellei meillä ole pakottavia oikeutettuja perusteita, jotka syrjäyttävät etusi.
• Oikeus peruuttaa suostumus: Kun käsittely perustuu suostumukseen, voit peruuttaa sen milloin tahansa ilman, että se vaikuttaa ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Käyttääksesi mitä tahansa näistä oikeuksista ota meihin yhteyttä osoitteessa legal@clarnix.app. GDPR:n 12 artiklan 3 kohdan mukaisesti vastaamme pyyntöösi kuukauden kuluessa sen vastaanottamisesta. Jos pyyntö on erityisen monimutkainen tai pyyntöjä on poikkeuksellisen paljon, määräaikaa voidaan pidentää enintään kahdella lisäkuukaudella; ilmoitamme sinulle mahdollisesta pidennyksestä ja sen syistä kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Jos et ole tyytyväinen vastaukseemme, sinulla on oikeus tehdä valitus Espanjan tietosuojaviranomaiselle (AEPD — Agencia Española de Protección de Datos) tai vakituisen asuinpaikkasi EU-jäsenvaltion valvontaviranomaiselle.

11. Tietoturva

Toteutamme asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet henkilötietojesi suojaamiseksi, mukaan lukien: TLS 1.3 -salaus tiedonsiirrossa, Supabasen hallinnoima salaus levossa, OAuth-tunnusten salaus ENCRYPTION_MASTER_KEY-avaimella, tietokantakerroksessa pakotettava rivitason tietoturva (Row Level Security) sekä pääsynhallinta, joka rajoittaa tuotantojärjestelmiin pääsyä. Jos henkilötietoturvaloukkaus aiheuttaa riskin oikeuksillesi ja vapauksillesi, ilmoitamme siitä AEPD:lle 72 tunnin kuluessa.

12. Evästeet

Clarnix käyttää välttämättömiä evästeitä tunnistautumisistuntojen hallintaan. Tarjoamme myös valinnaisia analytiikkaevästeitä suostumuksesi perusteella. Täydelliset tiedot löydät evästekäytännöstämme. Cookie Policy.

13. Lapset

Clarnix-palvelu ei ole suunnattu alle 16-vuotiaille käyttäjille. Emme tietoisesti kerää henkilötietoja lapsilta. Jos saamme tietoomme, että olemme keränneet tietoja alle 16-vuotiaalta lapselta, poistamme tilin viipymättä.

14. Muutokset tähän käytäntöön

Saatamme päivittää tätä tietosuojakäytäntöä ajoittain. Kun teemme olennaisia muutoksia, ilmoitamme niistä sinulle sovelluksen sisäisellä bannerilla ja sähköpostitse vähintään 30 päivää ennen muutosten voimaantuloa. Sivun yläosassa oleva "Viimeksi päivitetty" -päivämäärä kertoo viimeisimmän muutoksen ajankohdan.

15. Yhteystiedot

Tätä tietosuojakäytäntöä tai henkilötietojesi käsittelyä koskevissa kysymyksissä, pyynnöissä tai huolenaiheissa käytä alla olevia yhteystietoja. NEXTGENWEBS, S.L. ylläpitää kahta erikoistunutta sähköpostilaatikkoa: legal@clarnix.app, jota seuraa lakiasiat ja tietosuoja -tiimi ja joka käsittelee GDPR:n mukaiset rekisteröityjen pyynnöt, sopimusasiat ja muut oikeudelliset kysymykset; sekä hello@clarnix.app, jota seuraa asiakastuki-tiimi ja joka käsittelee päivittäiset tuote-, tili- ja laskutuskysymykset. Pyrimme vahvistamaan saapuvat pyynnöt kahden arkipäivän kuluessa. Rekisteröityjen pyyntöihin annetaan sisällölliset vastaukset edellä kohdassa 10 asetetuissa lakisääteisissä määräajoissa. Henkilötietoja, joita jaat kanssamme näiden sähköpostilaatikoiden kautta (nimesi, sähköpostiosoitteesi ja pyyntösi sisältö), käsitellään GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan c alakohdan oikeusperusteen nojalla (lakisääteisen velvoitteen noudattaminen, kun vastataan rekisteröidyn pyyntöön) tai GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan f alakohdan nojalla (oikeutettu etumme vastata kirjeenvaihtoon). Näitä viestintöjä koskevat tiedot säilytetään niin kauan kuin on tarpeen vastauksemme osoittamiseksi, ja joka tapauksessa enintään 6 vuotta Espanjan lainsäädännön niin vaatiessa.