Adatvédelmi szabályzat

1. Adatkezelő

A személyes adataidért felelős adatkezelő:

A spanyolországi adatvédelmi felügyeleti hatóság az Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), amely a www.aepd.es címen érhető el.

2. Az általunk gyűjtött adatok

Csak a Clarnix szolgáltatás nyújtásához szükséges minimális adatokat gyűjtjük.

2.1 Fiókadatok

Amikor fiókot hozol létre, gyűjtjük a nevedet, az e-mail-címedet és (adott esetben) egy hashelt jelszót. Ha OAuth-on keresztül (Google vagy Microsoft) jelentkezel be, megkapjuk a nevedet, az e-mail-címedet és a szolgáltató által kiadott felhasználói azonosítódat.

2.2 OAuth-on keresztül elért e-mail-adatok — Beépített adatvédelem

A Clarnix a beépített adatvédelem elvére épül: az e-mailek törzstartalma soha nem kerül tárolásra a rendszereinkben. Az e-mailek törzstartalmát átmenetileg, kizárólag a memóriában dolgozzuk fel az üzenetek osztályozása és az összefoglalók generálása céljából, majd azonnal eldobjuk. Az általunk kért Google OAuth hatókörök: https://www.googleapis.com/auth/gmail.readonly (levelek olvasása), https://www.googleapis.com/auth/gmail.modify (címkék alkalmazása és archiválás), https://www.googleapis.com/auth/gmail.labels (az általunk alkalmazott címkék létrehozása és kezelése) és https://www.googleapis.com/auth/calendar.readonly (a közelgő események olvasása — lásd alább). Microsoft-fiókok esetén az ezzel egyenértékű Microsoft Graph Mail.Read és Mail.ReadWrite engedélyeket kérjük. A ténylegesen tárolt metaadatok az alábbiakra korlátozódnak:

• A feladó neve és e-mail-címe
• Tárgysor
• Érkezési időbélyeg (received_at)
• Üzenetazonosító és szálazonosító (a szolgáltató által kiadott azonosítók)
• Az AI által generált osztályozási címkék és prioritási pontszámok
• Az AI által generált összefoglalók (soha nem szó szerinti törzstartalom)

Naptáradatok: ha megadod a naptár-hatókört, beolvassuk a közelgő eseményeidet — címüket, időpontjukat és résztvevőiket —, kizárólag abból a célból, hogy egy rövid napirendet fűzzünk az összefoglalódhoz. A naptár tartalmát az összefoglaló elkészítésekor a memóriában dolgozzuk fel, és soha nem tároljuk a rendszereinkben, soha nem használjuk fel semmilyen modell betanítására, és soha nem osztjuk meg harmadik felekkel. A naptárszakaszt bármikor kikapcsolhatod bármelyik csatlakoztatott fióknál.

2.3 Csatlakoztatott e-mail-fiók hitelesítő adatai

Az e-mail-szolgáltatód csatlakoztatásához OAuth hozzáférési és frissítő tokeneket (IMAP esetén pedig titkosított hitelesítő adatokat) tárolunk. Ezeket egy ENCRYPTION_MASTER_KEY használatával titkosítva tároljuk nyugalmi állapotban, és kizárólag arra használjuk, hogy a nevedben hozzáférjünk a postafiókodhoz.

2.4 Számlázási adatok

A bankkártya-adatokat kizárólag a Stripe gyűjti és dolgozza fel. Csak a Stripe ügyfél-azonosítódat, az előfizetés állapotát, a kártya utolsó 4 számjegyét, a számlázási nevet, a számlázási címet, valamint a megadott áfaazonosítót tároljuk. A teljes kártyaszámokat soha nem látjuk és nem tároljuk.

2.5 Használati adatok

Összesített, anonimizált használati adatokat gyűjtünk, például az elért funkciókat, a létrehozott szabályok számát, az összefoglalók számát és a kézbesítési eseményeket. Technikai adatokat is gyűjtünk, például IP-címet (biztonsági rate-limiting céljából), böngészőtípust és hibanaplókat.

3. Hogyan használjuk fel az adataidat

A gyűjtött adatokat az alábbi célokra használjuk fel:

• A Clarnix szolgáltatás nyújtása, üzemeltetése és karbantartása
• A bejövő e-mailek AI-val történő osztályozása és az általad beállított szabályok alkalmazása
• AI által szintetizált összefoglalók generálása és kézbesítése a választott csatornádra (e-mail, WhatsApp, Telegram, Slack, Microsoft Teams)
• Fizetések feldolgozása és az előfizetésed kezelése a Stripe-on keresztül
• Tranzakciós e-mailek küldése (fiókmegerősítés, nyugták, összefoglaló-kézbesítés)
• Összesített és anonimizált termékelemzés a funkcióhasználat megértése és a szolgáltatás javítása céljából
• Biztonsági megfigyelés, csalásmegelőzés és visszaélés-felismerés
• A jogszabályi kötelezettségeknek való megfelelés
• marketing.privacy.s3.items.8

Nem használjuk az adataidat viselkedésalapú hirdetésekhez, nem adjuk el harmadik feleknek, és nem használjuk az e-mailek tartalmát semmilyen más célra, mint a memóriában történő rendezési feldolgozás.

5. Az adatkezelés jogalapja (GDPR 6. cikk)

Az alábbi jogalapokra támaszkodunk:

• Szerződés teljesítése (6. cikk (1) bekezdés b) pont): Az e-mail-metaadataid és fiókadataid kezelése szükséges az általad előfizetett rendezési, osztályozási és összefoglaló-funkciók nyújtásához.
• Jogos érdek (6. cikk (1) bekezdés f) pont): Technikai és használati adatokat dolgozunk fel a szolgáltatás biztonságának fenntartása, a visszaélések megelőzése, a hibák észlelése és a platform megbízhatóságának javítása érdekében. Érdekeinket a jogaiddal szemben mérlegeljük, és azok nem írják felül azokat.
• Hozzájárulás (6. cikk (1) bekezdés a) pont): A nem nélkülözhetetlen cookie-k és a marketingkommunikáció esetén a hozzájárulásodra támaszkodunk. A hozzájárulást bármikor visszavonhatod, anélkül, hogy ez érintené a korábbi adatkezelés jogszerűségét.
• Jogi kötelezettség (6. cikk (1) bekezdés c) pont): Ahol szükséges, adatokat kezelünk az alkalmazandó jognak való megfelelés érdekében (pl. a spanyol adójog által előírt számlázási nyilvántartások megőrzése).

6. Alfeldolgozók

A szolgáltatás üzemeltetéséhez az alábbi alfeldolgozókat vesszük igénybe. Mindegyikük kizárólag a szerepéhez szigorúan szükséges adatokat kezeli.

Az „SCCs” az EU Általános Szerződési Feltételeire (Standard Contractual Clauses) utal, amelyeket a Bizottság (EU) 2021/914 határozata fogadott el, és amelyek megfelelő szintű védelmet biztosítanak a személyes adatok harmadik országokba történő továbbításához.

7. Nemzetközi adattovábbítások

Néhány alfeldolgozónk az Európai Gazdasági Térségen (EGT) kívül működik. Ahol ez előfordul, biztosítjuk a megfelelő garanciát — jelenleg minden esetben az EU Általános Szerződési Feltételei révén —, hogy az adataid az EGT-n belül garantáltal egyenértékű védelmi szintet kapjanak.

8. Adatmegőrzés

• E-mail-törzstartalom: Soha nem kerül tárolásra. A memóriában dolgozzuk fel, majd azonnal eldobjuk.
• Fiók-metaadatok: A fiók törléséig megőrizzük, majd az aktív rendszerekből 30 napon belül eltávolítjuk.
• E-mail-metaadatok és összefoglalók: A fiók aktív állapota alatt megőrizzük, és a fiók megszüntetését követő 30 napon belül töröljük.
• Számlázási nyilvántartások: A spanyol adójog (Ley General Tributaria) előírásai szerint 6 évig megőrizzük.
• Naplóbejegyzések: A csomagod audit_log_visibility_days beállításának megfelelően őrizzük meg. A szerveroldali naplókat biztonsági célból legfeljebb 90 napig őrizzük meg, a felhasználói azonosító törléskor kitakarásra kerül.

A 14 napos ingyenes próbaidőszak alatt minden adatot azonos módon kezelünk, mint egy fizető előfizetőét. Ha nem váltasz fizetős csomagra, az adataidat a próbaidőszak lejártát követő 30 napon belül töröljük.

9. Fiók törlése

• Fiókodat bármikor törölheted a Beállítások → Fiók törlése menüpontból (önkiszolgáló). A fiók megszüntetése végleges, és nem visszafordítható.
• Mi kerül törlésre 30 napon belül: a profilod, az összes csatlakoztatott e-mail-fiók és OAuth token (a törlés időpontjában azonnal visszavonva a szolgáltatónál), az összes osztályozási adat, összefoglaló, szabály és csapattagság. Ha te vagy egy csapat egyedüli tulajdonosa, a csapatot töröljük, vagy a tulajdonjogot átruházzuk.
• Mi marad meg: a számlázási nyilvántartások (spanyol adójog alapján, 6 év) és a naplóbejegyzések, amelyekben a személyazonosságodat kitakarjuk.
• Az aktív rendszerekből történő eltávolítás 30 napon belül befejeződik, a 8. szakasznak megfelelően. Ez az időkeret figyelembe veszi a biztonsági mentéseket, a replikált tárolást és a kötegelt törlési folyamatokat, és összhangban van a GDPR 17. cikke szerint elismert „a tényleges törléshez szükséges ésszerű időkerettel”.

10. Jogaid a GDPR alapján

Érintettként a GDPR alapján az alábbi jogok illetnek meg:

• Hozzáférési jog (15. cikk): Kérheted a rólad tárolt személyes adatok másolatát.
• Helyesbítéshez való jog (16. cikk): Kérheted a pontatlan vagy hiányos adatok helyesbítését.
• Törléshez való jog (17. cikk): Kérheted személyes adataid törlését, a jogi megőrzési kötelezettségek függvényében (pl. számlázási nyilvántartások).
• Adathordozhatósághoz való jog (20. cikk): Kérheted az adataidat strukturált, géppel olvasható formátumban.
• Adatkezelés korlátozásához való jog (18. cikk): Bizonyos körülmények között kérheted az adatkezelés korlátozását.
• Tiltakozáshoz való jog (21. cikk): Tiltakozhatsz a jogos érdeken alapuló adatkezelés ellen. Eleget teszünk a kérelmednek, kivéve, ha kényszerítő erejű jogos indokokat tudunk bemutatni, amelyek felülírják a te érdekeidet.
• Hozzájárulás visszavonásához való jog: Ahol az adatkezelés hozzájáruláson alapul, azt bármikor visszavonhatod, anélkül, hogy ez érintené a visszavonás előtt végzett adatkezelés jogszerűségét.

Ezen jogok bármelyikének gyakorlásához vedd fel velünk a kapcsolatot a legal@clarnix.app címen. A GDPR 12. cikk (3) bekezdésének megfelelően a kérelmedre annak kézhezvételétől számított egy hónapon belül válaszolunk. Ha a kérelem különösen összetett, vagy ha nagyszámú kérelmet kapunk, ez az időszak további két hónappal meghosszabbítható; a kérelem kézhezvételétől számított egy hónapon belül tájékoztatunk minden ilyen meghosszabbításról és annak okairól. Ha nem vagy elégedett a válaszunkkal, panaszt nyújthatsz be a spanyol adatvédelmi hatóságnál (AEPD — Agencia Española de Protección de Datos) vagy az EU szokásos tartózkodási helyed szerinti tagállamának felügyeleti hatóságánál.

11. Biztonság

Megfelelő technikai és szervezési intézkedéseket alkalmazunk a személyes adataid védelmére, többek között: TLS 1.3 titkosítás szállítás közben, a Supabase által kezelt nyugalmi titkosítás, OAuth tokenek titkosítása ENCRYPTION_MASTER_KEY-vel, az adatbázis szintjén érvényesített Row Level Security, valamint a produkciós rendszerekhez való hozzáférést szabályozó kontrollok. Olyan személyesadat-incidens esetén, amely kockázatot jelent a jogaidra és szabadságaidra, 72 órán belül értesítjük az AEPD-t.

12. Cookie-k

A Clarnix kizárólag szigorúan szükséges cookie-kat használ a hitelesítési munkamenetek kezelésére. A hozzájárulásodtól függően opcionális analitikai cookie-kat is kínálunk. A részletekért lásd Cookie-szabályzatunkat. Cookie Policy.

13. Gyermekek

A Clarnix szolgáltatás nem irányul 16 évnél fiatalabb felhasználókra. Tudatosan nem gyűjtünk személyes adatokat gyermekektől. Ha tudomásunkra jut, hogy 16 év alatti gyermektől gyűjtöttünk adatokat, haladéktalanul töröljük a fiókot.

14. A szabályzat módosításai

Ezt az Adatvédelmi szabályzatot időről időre frissíthetjük. Lényeges változások esetén alkalmazáson belüli bannerrel és e-mailben értesítünk legalább 30 nappal a változások hatálybalépése előtt. A lap tetején szereplő „Utoljára frissítve” dátum a legutóbbi módosítást tükrözi.

15. Kapcsolat

A jelen Adatvédelmi szabályzattal vagy a személyes adataid kezelésével kapcsolatos bármely kérdés, kérelem vagy aggály esetén kérjük, használd az alábbi elérhetőségeket. A NEXTGENWEBS, S.L. két szakosított postaládát üzemeltet: a legal@clarnix.app címet, amelyet a Jogi és Adatvédelmi csapat felügyel, és amely a GDPR szerinti érintetti kérelmeket, a szerződéses kérdéseket és egyéb jogi ügyeket kezeli; valamint a hello@clarnix.app címet, amelyet az Ügyfélszolgálati csapat felügyel, és amely a napi termékkel, fiókkal és számlázással kapcsolatos kérdéseket intézi. Arra törekszünk, hogy a beérkező kéréseket két munkanapon belül visszaigazoljuk. Az érintetti kérelmekre adott érdemi válaszokat a fenti 10. szakaszban meghatározott törvényes határidőkön belül adjuk ki. Az ezeken a postaládákon keresztül megosztott személyes adatokat (név, e-mail-cím és a kérés tartalma) a GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pontja (jogi kötelezettségnek való megfelelés, ahol érintetti kérelemre válaszolunk) vagy a 6. cikk (1) bekezdés f) pontja (a levelezés megválaszolásához fűződő jogos érdekünk) jogalapján kezeljük. E kommunikációk nyilvántartásait addig őrizzük meg, ameddig a válaszunk igazolásához szükséges, és spanyol jogszabály által előírt esetekben legfeljebb 6 évig.