Zásady ochrany osobných údajov Clarnix

1. Prevádzkovateľ údajov

Prevádzkovateľom zodpovedným za spracúvanie tvojich osobných údajov je:

Dozorným orgánom pre ochranu osobných údajov v Španielsku je Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), dostupná na www.aepd.es.

2. Údaje, ktoré zhromažďujeme

Zhromažďujeme minimum údajov potrebných na poskytovanie služby Clarnix.

2.1 Údaje o účte

Pri vytváraní účtu zhromažďujeme tvoje meno, e-mailovú adresu a (ak je to relevantné) hashované heslo. Ak sa prihlasuješ cez OAuth (Google alebo Microsoft), dostávame tvoje meno, e-mailovú adresu a ID používateľa vydané poskytovateľom.

2.2 E-mailové údaje prístupné cez OAuth: Privacy by Design

Clarnix je postavený na princípe privacy-by-design: obsah tela e-mailov sa nikdy neukladá v našich systémoch. Telá e-mailov spracúvame prechodne v pamäti na klasifikáciu správ a generovanie súhrnov a potom ich okamžite zahadzujeme. Google OAuth rozsahy, ktoré požadujeme, sú https://www.googleapis.com/auth/gmail.readonly (čítanie pošty), https://www.googleapis.com/auth/gmail.modify (aplikovanie štítkov a archivácia), https://www.googleapis.com/auth/gmail.labels (vytváranie štítkov, ktoré aplikujeme, a ich správa) a https://www.googleapis.com/auth/calendar.readonly (čítanie nadchádzajúcich udalostí, pozri nižšie). Pre Microsoft účty požadujeme ekvivalentné oprávnenia Microsoft Graph Mail.Read a Mail.ReadWrite. Metadáta, ktoré si ukladáme, sa obmedzujú na:

• Meno a e-mailová adresa odosielateľa
• E-mailové adresy príjemcov (polia Komu a Kópia)
• Predmet
• Časová značka prijatia (received_at)
• ID správy a ID vlákna (identifikátory vydané poskytovateľom)
• Klasifikačné štítky a skóre priority generované AI
• Súhrny generované AI (nikdy doslovný obsah tela)

Údaje z kalendára: ak udelíš oprávnenie ku kalendáru, čítame tvoje nadchádzajúce udalosti výhradne s cieľom pridať krátky program do tvojho súhrnu. Program sa ukladá iba ako súčasť tohto súhrnu: pri každej udalosti názov, čas začiatku a konca a miesto (alebo „online“ pri videohovore). Maže sa spolu so súhrnom na konci obdobia uchovávania údajov podľa tvojho plánu: 7 dní pri pláne Starter, 30 dní pri Pro, 90 dní pri Team a Team Pro. Popisy udalostí čítame len na rozpoznanie odkazu na schôdzu a neukladáme popisy ani zoznamy účastníkov. Údaje z kalendára sa nikdy nepoužívajú na trénovanie akéhokoľvek modelu a nikdy sa nezdieľajú s tretími stranami. Sekciu kalendára môžeš kedykoľvek vypnúť pri ktoromkoľvek pripojenom účte.

2.3 Prihlasovacie údaje pripojeného e-mailového účtu

Na pripojenie tvojho e-mailového poskytovateľa ukladáme OAuth access tokeny a refresh tokeny (alebo pre IMAP šifrované prihlasovacie údaje). Tieto sa ukladajú šifrované v úložisku pomocou ENCRYPTION_MASTER_KEY a používajú sa výhradne na prístup k tvojej schránke v tvojom mene.

2.4 Fakturačné údaje

Údaje o platobnej karte zhromažďuje a spracúva výhradne Stripe. Ukladáme iba tvoje Stripe customer ID, stav predplatného, posledné 4 číslice karty, fakturačné meno, fakturačnú adresu a VAT ID, ak je uvedené. Nikdy nevidíme ani neukladáme úplné čísla kariet.

2.5 Údaje o používaní

Zhromažďujeme agregované, anonymizované údaje o používaní, ako sú použité funkcie, počet vytvorených pravidiel, počet súhrnov a udalosti doručovania. Zhromažďujeme aj technické údaje, ako je IP adresa (pre bezpečnostný rate-limiting), typ prehliadača a chybové logy.

3. Ako používame tvoje údaje

Údaje, ktoré zhromažďujeme, používame na nasledujúce účely:

• Poskytovanie, prevádzkovanie a údržba služby Clarnix
• Klasifikácia tvojich prichádzajúcich e-mailov pomocou AI a aplikácia pravidiel, ktoré nakonfiguruješ
• Generovanie súhrnov syntetizovaných AI a ich doručenie na tebou zvolený kanál (e-mail, WhatsApp, Telegram, Slack, Microsoft Teams)
• Spracovanie platieb a správa tvojho predplatného cez Stripe
• Odosielanie transakčných e-mailov (potvrdenie účtu, potvrdenky, doručenie súhrnu)
• Agregovaná a anonymizovaná produktová analytika na pochopenie používania funkcií a zlepšenie služby
• Monitorovanie bezpečnosti, prevencia podvodov a detekcia zneužívania
• Dodržiavanie zákonných povinností

Tvoje údaje nepoužívame na behaviorálnu reklamu, nepredávame ich tretím stranám ani nepoužívame obsah e-mailov na žiaden iný účel ako spracovanie triedenia v pamäti.

5. Právny základ spracovania (GDPR Čl. 6)

Spoliehame sa na nasledujúce právne základy:

• Plnenie zmluvy (Čl. 6(1)(b)): Spracovanie metadát e-mailov a údajov o účte je nevyhnutné na poskytovanie funkcií triedenia, klasifikácie a súhrnu, na ktoré si sa predplatil.
• Oprávnené záujmy (Čl. 6(1)(f)): Technické a používateľské údaje spracúvame na udržanie bezpečnosti služby, prevenciu zneužívania, detekciu chýb a zlepšenie spoľahlivosti platformy. Naše záujmy sú vyvážené s tvojimi právami a neprevažujú nad nimi.
• Súhlas (Čl. 6(1)(a)): Pri nepodstatných cookies a marketingovej komunikácii sa spoliehame na tvoj súhlas. Svoj súhlas môžeš kedykoľvek odvolať bez toho, aby to ovplyvnilo zákonnosť predchádzajúceho spracovania.
• Zákonná povinnosť (Čl. 6(1)(c)): Ak je to požadované, spracúvame údaje na dodržanie platných zákonov (napr. uchovávanie fakturačných záznamov podľa španielskeho daňového zákona).

7. Medzinárodné prenosy údajov

Niektorí naši sub-spracovatelia pôsobia mimo Európskeho hospodárskeho priestoru (EHP). Ak k tomu dochádza, zabezpečujeme, aby boli na mieste primerané ochranné opatrenia (vo všetkých súčasných prípadoch Štandardné zmluvné doložky EÚ), aby tvoje údaje získali úroveň ochrany zodpovedajúcu úrovni zaručenej v rámci EHP.

10. Tvoje práva podľa GDPR

Ako dotknutá osoba podľa GDPR máš nasledujúce práva:

• Právo na prístup (Čl. 15): Veľkú časť si môžeš pozrieť sám v aplikácii: obrazovka Aktivita e-mailu v Clarnixe zobrazuje každú akciu, ktorú sme vykonali s tvojím e-mailom, spolu s odosielateľom, predmetom, schránkou, dátumom a pravidlom, ktoré za ňou stojí. Ako ďaleko do minulosti táto obrazovka siaha, závisí od tvojho plánu, v súlade so Sekciou 8. O kópiu všetkého, čo obrazovka nezobrazuje, napíš na legal@clarnix.app a my ju pripravíme a pošleme ti ju.
• Právo na opravu (Čl. 16): Môžeš nás požiadať o opravu nepresných alebo neúplných údajov.
• Právo na zmazanie (Čl. 17): Môžeš požiadať o zmazanie svojich osobných údajov, podlieha to zákonným povinnostiam uchovávania (napr. fakturačné záznamy).
• Právo na prenosnosť údajov (Čl. 20): Môžeš nás požiadať o osobné údaje, ktoré si nám poskytol, v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte. Clarnix nemá tlačidlo na samoobslužný export ani stiahnutie, preto túto kópiu zostavíme ručne po tvojej žiadosti, v lehote na odpoveď uvedenej nižšie.
• Právo na obmedzenie spracovania (Čl. 18): Môžeš nás požiadať o obmedzenie spracovania svojich údajov za určitých okolností.
• Právo namietať (Čl. 21): Môžeš namietať proti spracovaniu založenému na oprávnených záujmoch. Vyhovieme, pokiaľ nepreukážeme presvedčivé legitímne dôvody, ktoré prevažujú nad tvojimi záujmami.
• Právo odvolať súhlas: Ak je spracovanie založené na súhlase, môžeš ho kedykoľvek odvolať bez toho, aby to ovplyvnilo zákonnosť spracovania vykonaného pred odvolaním.

Na uplatnenie ktoréhokoľvek z týchto práv nás kontaktuj na legal@clarnix.app. V súlade s článkom 12(3) GDPR na tvoju žiadosť odpovieme do jedného mesiaca od jej prijatia. Ak je žiadosť obzvlášť zložitá alebo ak prijímame veľký počet žiadostí, môže byť táto lehota predĺžená najviac o ďalšie dva mesiace; o takomto predĺžení a jeho dôvodoch ťa informujeme do jedného mesiaca od prijatia žiadosti. Ak nie si spokojný s našou odpoveďou, máš právo podať sťažnosť španielskemu orgánu pre ochranu osobných údajov (AEPD (Agencia Española de Protección de Datos)) alebo dozornému orgánu v členskom štáte EÚ, v ktorom máš obvyklý pobyt.

11. Bezpečnosť

Implementujeme primerané technické a organizačné opatrenia na ochranu tvojich osobných údajov vrátane: šifrovania TLS 1.3 pri prenose, šifrovania v úložisku spravovaného Supabase, OAuth tokenov šifrovaných pomocou ENCRYPTION_MASTER_KEY, Row Level Security vynucovanej na úrovni databázy a kontrol prístupu, ktoré obmedzujú, kto má prístup k produkčným systémom. V prípade porušenia ochrany osobných údajov, ktoré predstavuje riziko pre tvoje práva a slobody, oznámime to AEPD do 72 hodín.

12. Súbory cookie

Clarnix používa striktne nevyhnutné cookies na správu autentifikačných relácií. Ponúkame tiež voliteľné analytické cookies podliehajúce tvojmu súhlasu. Úplné podrobnosti nájdeš v našich Zásadách používania cookies. Cookie Policy.

13. Deti

Služba Clarnix nie je určená používateľom mladším ako 16 rokov. Vedome nezhromažďujeme osobné údaje od detí. Ak sa dozvieme, že sme zhromaždili údaje od dieťaťa mladšieho ako 16 rokov, účet bezodkladne zrušíme.

14. Zmeny týchto zásad

Tieto Zásady ochrany osobných údajov môžeme z času na čas aktualizovať. Pri podstatných zmenách ťa budeme informovať prostredníctvom banneru v aplikácii a e-mailom najmenej 30 dní pred nadobudnutím účinnosti zmien. Dátum „Naposledy aktualizované" v hornej časti tejto stránky odráža najnovšiu revíziu.

15. Kontakt

V prípade akýchkoľvek otázok, žiadostí alebo obáv týkajúcich sa týchto Zásad ochrany osobných údajov alebo spracúvania tvojich osobných údajov použi, prosím, nižšie uvedené adresy. Spoločnosť NEXTGENWEBS, S.L. prevádzkuje dve špecializované e-mailové schránky: legal@clarnix.app, ktorú monitoruje tím Legal & Privacy a ktorá vybavuje žiadosti dotknutých osôb podľa GDPR, zmluvné otázky a iné právne záležitosti; a hello@clarnix.app, ktorú monitoruje tím zákazníckej podpory a ktorá vybavuje každodenné otázky týkajúce sa produktu, účtu a fakturácie. Prijaté žiadosti potvrdzujeme do dvoch pracovných dní. Vecné odpovede na žiadosti dotknutých osôb sú zasielané v zákonných lehotách stanovených v Sekcii 10 vyššie. Osobné údaje, ktoré nám zdieľaš prostredníctvom týchto schránok (tvoje meno, e-mailová adresa a obsah žiadosti), sú spracúvané na právnom základe článku 6(1)(c) GDPR (plnenie zákonnej povinnosti pri odpovedi na žiadosť dotknutej osoby) alebo článku 6(1)(f) GDPR (náš oprávnený záujem na zodpovedaní korešpondencie). Záznamy o tejto komunikácii sú uchovávané po dobu nevyhnutnú na preukázanie našej odpovede a v žiadnom prípade nie dlhšie ako 6 rokov, ak to vyžaduje španielske právo.