Zásady ochrany osobných údajov

1. Prevádzkovateľ údajov

Prevádzkovateľom zodpovedným za spracúvanie vašich osobných údajov je:

Dozorným orgánom pre ochranu osobných údajov v Španielsku je Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), dostupná na www.aepd.es.

2. Údaje, ktoré zhromažďujeme

Zhromažďujeme minimum údajov potrebných na poskytovanie služby Clarnix.

2.1 Údaje o účte

Pri vytváraní účtu zhromažďujeme vaše meno, e-mailovú adresu a (ak je to relevantné) hashované heslo. Ak sa prihlasujete cez OAuth (Google alebo Microsoft), dostávame vaše meno, e-mailovú adresu a ID používateľa vydané poskytovateľom.

2.2 E-mailové údaje prístupné cez OAuth — Privacy by Design

Clarnix je postavený na princípe privacy-by-design: obsah tela e-mailov sa nikdy neukladá v našich systémoch. Telá e-mailov spracúvame prechodne v pamäti na klasifikáciu správ a generovanie súhrnov a potom ich okamžite zahadzujeme. Google OAuth rozsahy, ktoré požadujeme, sú https://www.googleapis.com/auth/gmail.readonly (čítanie pošty), https://www.googleapis.com/auth/gmail.modify (aplikovanie štítkov a archivácia), https://www.googleapis.com/auth/gmail.labels (vytváranie štítkov, ktoré aplikujeme, a ich správa) a https://www.googleapis.com/auth/calendar.readonly (čítanie nadchádzajúcich udalostí — pozri nižšie). Pre Microsoft účty požadujeme ekvivalentné oprávnenia Microsoft Graph Mail.Read a Mail.ReadWrite. Metadáta, ktoré si ukladáme, sa obmedzujú na:

• Meno a e-mailová adresa odosielateľa
• Predmet
• Časová značka prijatia (received_at)
• ID správy a ID vlákna (identifikátory vydané poskytovateľom)
• Klasifikačné štítky a skóre priority generované AI
• Súhrny generované AI (nikdy doslovný obsah tela)

Údaje z kalendára: ak udelíte oprávnenie ku kalendáru, čítame vaše nadchádzajúce udalosti — názov, čas a účastníkov — výhradne s cieľom pridať krátky program do vášho súhrnu. Obsah kalendára sa spracúva v pamäti pri generovaní súhrnu a nikdy sa neukladá v našich systémoch, nikdy sa nepoužíva na trénovanie akéhokoľvek modelu a nikdy sa nezdieľa s tretími stranami. Sekciu kalendára môžete kedykoľvek vypnúť pri ktoromkoľvek pripojenom účte.

2.3 Prihlasovacie údaje pripojeného e-mailového účtu

Na pripojenie vášho e-mailového poskytovateľa ukladáme OAuth access tokeny a refresh tokeny (alebo pre IMAP šifrované prihlasovacie údaje). Tieto sa ukladajú šifrované v úložisku pomocou ENCRYPTION_MASTER_KEY a používajú sa výhradne na prístup k vašej schránke vo vašom mene.

2.4 Fakturačné údaje

Údaje o platobnej karte zhromažďuje a spracúva výhradne Stripe. Ukladáme iba vaše Stripe customer ID, stav predplatného, posledné 4 číslice karty, fakturačné meno, fakturačnú adresu a VAT ID, ak je uvedené. Nikdy nevidíme ani neukladáme úplné čísla kariet.

2.5 Údaje o používaní

Zhromažďujeme agregované, anonymizované údaje o používaní, ako sú použité funkcie, počet vytvorených pravidiel, počet súhrnov a udalosti doručovania. Zhromažďujeme aj technické údaje, ako je IP adresa (pre bezpečnostný rate-limiting), typ prehliadača a chybové logy.

3. Ako používame vaše údaje

Údaje, ktoré zhromažďujeme, používame na nasledujúce účely:

• Poskytovanie, prevádzkovanie a údržba služby Clarnix
• Klasifikácia vašich prichádzajúcich e-mailov pomocou AI a aplikácia pravidiel, ktoré nakonfigurujete
• Generovanie súhrnov syntetizovaných AI a ich doručenie na vami zvolený kanál (e-mail, WhatsApp, Telegram, Slack, Microsoft Teams)
• Spracovanie platieb a správa vášho predplatného cez Stripe
• Odosielanie transakčných e-mailov (potvrdenie účtu, potvrdenky, doručenie súhrnu)
• Agregovaná a anonymizovaná produktová analytika na pochopenie používania funkcií a zlepšenie služby
• Monitorovanie bezpečnosti, prevencia podvodov a detekcia zneužívania
• Dodržiavanie zákonných povinností
• marketing.privacy.s3.items.8

Vaše údaje nepoužívame na behaviorálnu reklamu, nepredávame ich tretím stranám ani nepoužívame obsah e-mailov na žiaden iný účel ako spracovanie triedenia v pamäti.

5. Právny základ spracovania (GDPR Čl. 6)

Spoliehame sa na nasledujúce právne základy:

• Plnenie zmluvy (Čl. 6(1)(b)): Spracovanie metadát e-mailov a údajov o účte je nevyhnutné na poskytovanie funkcií triedenia, klasifikácie a súhrnu, na ktoré ste sa predplatili.
• Oprávnené záujmy (Čl. 6(1)(f)): Technické a používateľské údaje spracúvame na udržanie bezpečnosti služby, prevenciu zneužívania, detekciu chýb a zlepšenie spoľahlivosti platformy. Naše záujmy sú vyvážené s vašimi právami a neprevažujú nad nimi.
• Súhlas (Čl. 6(1)(a)): Pri nepodstatných cookies a marketingovej komunikácii sa spoliehame na váš súhlas. Svoj súhlas môžete kedykoľvek odvolať bez toho, aby to ovplyvnilo zákonnosť predchádzajúceho spracovania.
• Zákonná povinnosť (Čl. 6(1)(c)): Ak je to požadované, spracúvame údaje na dodržanie platných zákonov (napr. uchovávanie fakturačných záznamov podľa španielskeho daňového zákona).

6. Sprostredkovatelia

Na prevádzku služby využívame nasledujúcich sprostredkovateľov. Každý z nich spracúva výlučne údaje striktne nevyhnutné pre jeho úlohu.

„SCCs" znamená Štandardné zmluvné doložky EÚ prijaté podľa rozhodnutia Komisie (EÚ) 2021/914, ktoré poskytujú primeranú úroveň ochrany pre prenosy osobných údajov do tretích krajín.

7. Medzinárodné prenosy údajov

Niektorí naši sub-spracovatelia pôsobia mimo Európskeho hospodárskeho priestoru (EHP). Ak k tomu dochádza, zabezpečujeme, aby boli na mieste primerané ochranné opatrenia — vo všetkých súčasných prípadoch Štandardné zmluvné doložky EÚ — aby vaše údaje získali úroveň ochrany zodpovedajúcu úrovni zaručenej v rámci EHP.

8. Uchovávanie údajov

• Obsah tela e-mailov: Nikdy sa neukladá. Spracováva sa v pamäti a okamžite sa zahadzuje.
• Metadáta účtu: Uchovávajú sa do zmazania účtu, potom sú odstránené z aktívnych systémov do 30 dní.
• Metadáta e-mailov a súhrny: Uchovávajú sa, kým je váš účet aktívny, a mažú sa do 30 dní od uzavretia účtu.
• Fakturačné záznamy: Uchovávajú sa 6 rokov, ako to vyžaduje španielsky daňový zákon (Ley General Tributaria).
• Audit logy: Uchovávajú sa podľa audit_log_visibility_days vášho plánu. Serverové logy sa uchovávajú až 90 dní na bezpečnostné účely, s identitou používateľa redigovanou pri zmazaní.

Počas 14-dňovej skúšobnej verzie sa všetky údaje spracúvajú rovnako ako údaje platiaceho predplatiteľa. Ak neprejdete na platený plán, vaše údaje sú zmazané do 30 dní od vypršania skúšobnej verzie.

9. Zrušenie účtu

• Svoj účet môžete kedykoľvek zrušiť v Nastavenia → Zrušiť účet (samoobslužne). Zrušenie účtu je trvalé a nedá sa vrátiť späť.
• Čo sa do 30 dní vymaže: váš profil, všetky pripojené e-mailové účty a OAuth tokeny (u poskytovateľa odvolané okamžite po zrušení), všetky klasifikačné údaje, súhrny, pravidlá a členstvá v tímoch. Ak ste jediným vlastníkom tímu, tím sa zruší alebo sa vlastníctvo prevedie.
• Čo sa uchováva: fakturačné záznamy (podľa španielskeho daňového práva, 6 rokov) a audit logy s redigovanou vašou identitou.
• Odstránenie z aktívnych systémov je dokončené do 30 dní, v súlade so Sekciou 8. Táto lehota zohľadňuje zálohovanie, replikované úložiská a procesy dávkového mazania a je v súlade s „primeranou lehotou na účinné vymazanie" uznávanou podľa článku 17 GDPR.

10. Vaše práva podľa GDPR

Ako dotknutá osoba podľa GDPR máte nasledujúce práva:

• Právo na prístup (Čl. 15): Môžete požiadať o kópiu osobných údajov, ktoré o vás máme.
• Právo na opravu (Čl. 16): Môžete nás požiadať o opravu nepresných alebo neúplných údajov.
• Právo na zmazanie (Čl. 17): Môžete požiadať o zmazanie svojich osobných údajov, podlieha to zákonným povinnostiam uchovávania (napr. fakturačné záznamy).
• Právo na prenosnosť údajov (Čl. 20): Môžete požiadať o svoje údaje v štruktúrovanom, strojovo čitateľnom formáte.
• Právo na obmedzenie spracovania (Čl. 18): Môžete nás požiadať o obmedzenie spracovania svojich údajov za určitých okolností.
• Právo namietať (Čl. 21): Môžete namietať proti spracovaniu založenému na oprávnených záujmoch. Vyhovieme, pokiaľ nepreukážeme presvedčivé legitímne dôvody, ktoré prevažujú nad vašimi záujmami.
• Právo odvolať súhlas: Ak je spracovanie založené na súhlase, môžete ho kedykoľvek odvolať bez toho, aby to ovplyvnilo zákonnosť spracovania vykonaného pred odvolaním.

Na uplatnenie ktoréhokoľvek z týchto práv nás kontaktujte na legal@clarnix.app. V súlade s článkom 12(3) GDPR na vašu žiadosť odpovieme do jedného mesiaca od jej prijatia. Ak je žiadosť obzvlášť zložitá alebo ak prijímame veľký počet žiadostí, môže byť táto lehota predĺžená najviac o ďalšie dva mesiace; o takomto predĺžení a jeho dôvodoch vás informujeme do jedného mesiaca od prijatia žiadosti. Ak nie ste spokojní s našou odpoveďou, máte právo podať sťažnosť španielskemu orgánu pre ochranu osobných údajov (AEPD — Agencia Española de Protección de Datos) alebo dozornému orgánu v členskom štáte EÚ, v ktorom máte obvyklý pobyt.

11. Bezpečnosť

Implementujeme primerané technické a organizačné opatrenia na ochranu vašich osobných údajov vrátane: šifrovania TLS 1.3 pri prenose, šifrovania v úložisku spravovaného Supabase, OAuth tokenov šifrovaných pomocou ENCRYPTION_MASTER_KEY, Row Level Security vynucovanej na úrovni databázy a kontrol prístupu, ktoré obmedzujú, kto má prístup k produkčným systémom. V prípade porušenia ochrany osobných údajov, ktoré predstavuje riziko pre vaše práva a slobody, oznámime to AEPD do 72 hodín.

12. Súbory cookie

Clarnix používa striktne nevyhnutné cookies na správu autentifikačných relácií. Ponúkame tiež voliteľné analytické cookies podliehajúce vášmu súhlasu. Úplné podrobnosti nájdete v našich Zásadách používania cookies. Cookie Policy.

13. Deti

Služba Clarnix nie je určená používateľom mladším ako 16 rokov. Vedome nezhromažďujeme osobné údaje od detí. Ak sa dozvieme, že sme zhromaždili údaje od dieťaťa mladšieho ako 16 rokov, účet bezodkladne zrušíme.

14. Zmeny týchto zásad

Tieto Zásady ochrany osobných údajov môžeme z času na čas aktualizovať. Pri podstatných zmenách vás budeme informovať prostredníctvom banneru v aplikácii a e-mailom najmenej 30 dní pred nadobudnutím účinnosti zmien. Dátum „Naposledy aktualizované" v hornej časti tejto stránky odráža najnovšiu revíziu.

15. Kontakt

V prípade akýchkoľvek otázok, žiadostí alebo obáv týkajúcich sa týchto Zásad ochrany osobných údajov alebo spracúvania vašich osobných údajov použite, prosím, nižšie uvedené adresy. Spoločnosť NEXTGENWEBS, S.L. prevádzkuje dve špecializované e-mailové schránky: legal@clarnix.app, ktorú monitoruje tím Legal & Privacy a ktorá vybavuje žiadosti dotknutých osôb podľa GDPR, zmluvné otázky a iné právne záležitosti; a hello@clarnix.app, ktorú monitoruje tím zákazníckej podpory a ktorá vybavuje každodenné otázky týkajúce sa produktu, účtu a fakturácie. Prijaté žiadosti potvrdzujeme do dvoch pracovných dní. Vecné odpovede na žiadosti dotknutých osôb sú zasielané v zákonných lehotách stanovených v Sekcii 10 vyššie. Osobné údaje, ktoré nám zdieľate prostredníctvom týchto schránok (vaše meno, e-mailová adresa a obsah žiadosti), sú spracúvané na právnom základe článku 6(1)(c) GDPR (plnenie zákonnej povinnosti pri odpovedi na žiadosť dotknutej osoby) alebo článku 6(1)(f) GDPR (náš oprávnený záujem na zodpovedaní korešpondencie). Záznamy o tejto komunikácii sú uchovávané po dobu nevyhnutnú na preukázanie našej odpovede a v žiadnom prípade nie dlhšie ako 6 rokov, ak to vyžaduje španielske právo.