Politika zasebnosti storitve Clarnix

1. Upravljavec podatkov

Upravljavec, odgovoren za tvoje osebne podatke, je:

Nadzorni organ za varstvo podatkov v Španiji je Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), dostopen na www.aepd.es.

2. Podatki, ki jih zbiramo

Zbiramo minimalno količino podatkov, potrebnih za zagotavljanje storitve Clarnix.

2.1 Podatki o računu

Ko ustvariš račun, zbiramo tvoje ime, e-poštni naslov in (če je ustrezno) zgoščeno geslo. Če se prijaviš prek OAuth (Google ali Microsoft), prejmemo tvoje ime, e-poštni naslov in identifikator uporabnika, ki ga izda ponudnik.

2.2 Podatki o e-pošti, dostopni prek OAuth: zasebnost po zasnovi

Clarnix je zgrajen na načelu zasebnost po zasnovi: vsebina telesa e-pošte se nikoli ne shrani v naših sistemih. Telesa e-pošte obdelujemo prehodno v pomnilniku, da razvrstimo sporočila in ustvarimo povzetke, nato pa jih takoj zavržemo. Obsegi OAuth za Google, ki jih zahtevamo, so https://www.googleapis.com/auth/gmail.readonly (branje pošte), https://www.googleapis.com/auth/gmail.modify (uporaba oznak in arhiviranje), https://www.googleapis.com/auth/gmail.labels (ustvarjanje oznak, ki jih uporabljamo, in upravljanje z njimi) in https://www.googleapis.com/auth/calendar.readonly (branje prihajajočih dogodkov, glej spodaj). Za Microsoftove račune zahtevamo enakovredna dovoljenja Microsoft Graph Mail.Read in Mail.ReadWrite. Metapodatki, ki jih shranimo, so omejeni na:

• Ime in e-poštni naslov pošiljatelja
• E-poštni naslovi prejemnikov (polji Za in Kp)
• Zadeva
• Časovni žig prejema (received_at)
• ID sporočila in ID niti (identifikatorji, ki jih izda ponudnik)
• Klasifikacijske oznake in ocene prioritete, ki jih ustvari AI
• Povzetki povzetkov, ki jih ustvari AI (nikoli dobesedna vsebina telesa)

Podatki koledarja: kadar odobriš obseg za koledar, preberemo tvoje prihajajoče dogodke izključno zato, da tvojemu povzetku dodamo kratek dnevni red. Dnevni red se shrani samo kot del tega povzetka: za vsak dogodek naslov, čas začetka in konca ter lokacija (ali »online« pri videoklicu). Izbriše se skupaj s povzetkom ob koncu obdobja hrambe podatkov tvojega paketa: 7 dni pri paketu Starter, 30 dni pri Pro, 90 dni pri Team in Team Pro. Opise dogodkov preberemo samo zato, da prepoznamo povezavo do sestanka, opisov in seznamov udeležencev pa ne shranjujemo. Podatki koledarja se nikoli ne uporabijo za učenje katerega koli modela in se nikoli ne delijo s tretjimi osebami. Razdelek koledarja lahko kadar koli izklopiš za kateri koli povezan račun.

2.3 Poverilnice povezanih e-poštnih računov

Za povezavo s tvojim ponudnikom e-pošte shranjujemo OAuth dostopne in osvežitvene žetone (ali pa, za IMAP, šifrirane poverilnice). Te so šifrirane pri mirovanju s pomočjo ENCRYPTION_MASTER_KEY in se uporabljajo izključno za dostop do tvojega nabiralnika v tvojem imenu.

2.4 Podatki za obračunavanje

Podatke o plačilnih karticah zbira in obdeluje izključno Stripe. Shranjujemo samo tvoj Stripov ID stranke, status naročnine, zadnje 4 števke kartice, ime za obračunavanje, naslov za obračunavanje in ID DDV, kjer je naveden. Nikoli ne vidimo ali shranjujemo polnih številk kartic.

2.5 Podatki o uporabi

Zbiramo združene, anonimizirane podatke o uporabi, kot so dostopane funkcije, število ustvarjenih pravil, število povzetkov in dogodki dostave. Zbiramo tudi tehnične podatke, kot so IP-naslov (za varnostno omejevanje zahtevkov), vrsta brskalnika in dnevniki napak.

3. Kako uporabljamo tvoje podatke

Podatke, ki jih zbiramo, uporabljamo za naslednje namene:

• Zagotavljanje, upravljanje in vzdrževanje storitve Clarnix
• Razvrščanje tvoje dohodne e-pošte s pomočjo AI in uporaba pravil, ki jih konfiguriraš
• Ustvarjanje povzetkov, sintetiziranih z AI, in dostava na tvoj izbrani kanal (e-pošta, WhatsApp, Telegram, Slack, Microsoft Teams)
• Obdelava plačil in upravljanje tvoje naročnine prek Stripe
• Pošiljanje transakcijskih e-poštnih sporočil (potrditev računa, potrdila, dostava povzetkov)
• Združena in anonimizirana analitika izdelka za razumevanje uporabe funkcij in izboljšanje storitve
• Varnostni nadzor, preprečevanje goljufij in odkrivanje zlorab
• Izpolnjevanje zakonskih obveznosti

Tvojih podatkov ne uporabljamo za vedenjsko oglaševanje, jih ne prodajamo tretjim osebam in ne uporabljamo vsebine e-pošte za noben drug namen razen za obdelavo triaže v pomnilniku.

5. Pravna podlaga za obdelavo (GDPR 6. člen)

Opiramo se na naslednje pravne podlage:

• Izvajanje pogodbe (6(1)(b)): Obdelava metapodatkov e-pošte in podatkov o računu je potrebna za zagotavljanje funkcij triaže, klasifikacije in povzetkov, na katere si naročen.
• Zakoniti interesi (6(1)(f)): Tehnične in podatke o uporabi obdelujemo za vzdrževanje varnosti storitve, preprečevanje zlorab, odkrivanje napak in izboljšanje zanesljivosti platforme. Naši interesi so uravnoteženi s tvojimi pravicami in jih ne prevladujejo.
• Soglasje (6(1)(a)): Za neobvezne piškotke in tržna sporočila se opiramo na tvoje soglasje. Soglasje lahko kadar koli umakneš, ne da bi to vplivalo na zakonitost predhodne obdelave.
• Zakonska obveznost (6(1)(c)): Kjer je to potrebno, obdelujemo podatke za izpolnjevanje veljavne zakonodaje (npr. hramba evidenc fakturiranja po španski davčni zakonodaji).

7. Mednarodni prenosi podatkov

Nekateri naši podizvajalci obdelave delujejo zunaj Evropskega gospodarskega prostora (EGP). Kjer se to zgodi, zagotavljamo ustrezen zaščitni ukrep (v vseh trenutnih primerih standardne pogodbene klavzule EU), tako da tvoji podatki prejmejo raven varstva, enakovredno tisti, ki je zajamčena v EGP.

10. Tvoje pravice po GDPR

Kot posameznik, na katerega se nanašajo podatki po GDPR, imaš naslednje pravice:

• Pravica do dostopa (15. člen): Velik del lahko vidiš sam v aplikaciji: zaslon Dejavnost e-pošte v Clarnixu prikazuje vsako dejanje, ki smo ga izvedli nad tvojo e-pošto, skupaj s pošiljateljem, zadevo, poštnim predalom, datumom in pravilom, ki stoji za njim. Kako daleč v preteklost sega ta zaslon, je odvisno od tvojega paketa, v skladu z razdelkom 8. Za kopijo vsega, česar zaslon ne prikazuje, nam piši na legal@clarnix.app in pripravili ti jo bomo ter jo poslali.
• Pravica do popravka (16. člen): Lahko nas zaprosiš, da popravimo netočne ali nepopolne podatke.
• Pravica do izbrisa (17. člen): Lahko zahtevaš izbris svojih osebnih podatkov, pod pogojem zakonskih obveznosti hrambe (npr. evidence obračunavanja).
• Pravica do prenosljivosti podatkov (20. člen): Od nas lahko zahtevaš osebne podatke, ki si nam jih posredoval, v strukturirani, splošno uporabljani in strojno berljivi obliki. Clarnix nima gumba za samopostrežni izvoz ali prenos, zato to kopijo pripravimo ročno, ko jo zahtevaš, v roku za odgovor, navedenem spodaj.
• Pravica do omejitve obdelave (18. člen): Lahko nas zaprosiš, da omejimo obdelavo tvojih podatkov v določenih okoliščinah.
• Pravica do ugovora (21. člen): Lahko ugovarjaš obdelavi, ki temelji na zakonitih interesih. Ugovoru bomo ugodili, razen če izkažemo nujne zakonite razloge, ki prevladujejo nad tvojimi interesi.
• Pravica do umika soglasja: Kjer obdelava temelji na soglasju, ga lahko kadar koli umakneš, ne da bi to vplivalo na zakonitost obdelave, izvedene pred umikom.

Za uveljavljanje katere koli od teh pravic nas kontaktiraj na legal@clarnix.app. V skladu s 12. členom (3) GDPR bomo na tvojo zahtevo odgovorili v enem mesecu po prejemu. Kadar je zahteva še posebej zapletena ali kadar prejmemo veliko število zahtev, se to obdobje lahko podaljša za nadaljnja dva meseca; o vsakem takem podaljšanju in razlogih zanj te bomo obvestili v enem mesecu po prejemu zahteve. Če z našim odgovorom nisi zadovoljen, imaš pravico vložiti pritožbo pri španskem organu za varstvo podatkov (AEPD (Agencia Española de Protección de Datos)) ali pri nadzornem organu v tvoji državi članici EU običajnega prebivališča.

11. Varnost

Izvajamo ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe za zaščito tvojih osebnih podatkov, vključno s: šifriranjem TLS 1.3 med prenosom, šifriranjem pri mirovanju, ki ga upravlja Supabase, OAuth žetoni, šifriranimi z ENCRYPTION_MASTER_KEY, varnostjo na ravni vrstic, uveljavljeno v sloju baze podatkov, in kontrolami dostopa, ki omejujejo, kdo lahko dostopa do produkcijskih sistemov. V primeru kršitve varstva osebnih podatkov, ki predstavlja tveganje za tvoje pravice in svoboščine, bomo o tem obvestili AEPD v 72 urah.

12. Piškotki

Clarnix uporablja izključno nujno potrebne piškotke za upravljanje sej avtentikacije. Ponujamo tudi neobvezne analitične piškotke, za katere je potrebno tvoje soglasje. Za vse podrobnosti glej našo politiko piškotkov. Cookie Policy.

13. Otroci

Storitev Clarnix ni namenjena uporabnikom, mlajšim od 16 let. Zavestno ne zbiramo osebnih podatkov otrok. Če ugotovimo, da smo zbrali podatke od otroka, mlajšega od 16 let, bomo račun nemudoma izbrisali.

14. Spremembe te politike

To politiko zasebnosti lahko občasno posodobimo. Kadar uvedemo bistvene spremembe, te bomo obvestili prek pasice v aplikaciji in po e-pošti vsaj 30 dni pred uveljavitvijo sprememb. Datum »Zadnja posodobitev« na vrhu te strani odraža najnovejšo revizijo.

15. Stik

Za kakršna koli vprašanja, zahteve ali pomisleke v zvezi s to politiko zasebnosti ali obdelavo tvojih osebnih podatkov uporabi spodnje naslove. Dva specializirana nabiralnika upravlja NEXTGENWEBS, S.L.: legal@clarnix.app, ki ga nadzira ekipa Pravo & zasebnost in obravnava zahteve posameznikov po GDPR, pogodbena vprašanja in druge pravne zadeve; ter hello@clarnix.app, ki ga nadzira ekipa za podporo strankam in obravnava vsakodnevna vprašanja o izdelku, računu in obračunavanju. Naš cilj je, da prejete zahteve potrdimo v dveh delovnih dneh. Vsebinski odgovori na zahteve posameznikov se izdajo v zakonskih rokih, določenih v razdelku 10 zgoraj. Osebni podatki, ki nam jih posreduješ prek teh nabiralnikov (tvoje ime, e-poštni naslov in vsebina tvoje zahteve), se obdelujejo na pravni podlagi 6(1)(c) GDPR (izpolnjevanje zakonske obveznosti, kadar odgovarjamo na zahtevo posameznika) ali 6(1)(f) GDPR (naš zakoniti interes pri odgovarjanju na korespondenco). Evidence te komunikacije se hranijo, dokler je to potrebno za dokazovanje našega odgovora, in v nobenem primeru ne dlje kot 6 let, kjer to zahteva špansko pravo.