Politika zasebnosti

1. Upravljavec podatkov

Upravljavec, odgovoren za vaše osebne podatke, je:

Nadzorni organ za varstvo podatkov v Španiji je Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), dostopen na www.aepd.es.

2. Podatki, ki jih zbiramo

Zbiramo minimalno količino podatkov, potrebnih za zagotavljanje storitve Clarnix.

2.1 Podatki o računu

Ko ustvarite račun, zbiramo vaše ime, e-poštni naslov in (če je ustrezno) zgoščeno geslo. Če se prijavite prek OAuth (Google ali Microsoft), prejmemo vaše ime, e-poštni naslov in identifikator uporabnika, ki ga izda ponudnik.

2.2 Podatki o e-pošti, dostopni prek OAuth — zasebnost po zasnovi

Clarnix je zgrajen na načelu zasebnost po zasnovi: vsebina telesa e-pošte se nikoli ne shrani v naših sistemih. Telesa e-pošte obdelujemo prehodno v pomnilniku, da razvrstimo sporočila in ustvarimo povzetke, nato pa jih takoj zavržemo. Obsegi OAuth za Google, ki jih zahtevamo, so https://www.googleapis.com/auth/gmail.readonly (branje pošte), https://www.googleapis.com/auth/gmail.modify (uporaba oznak in arhiviranje), https://www.googleapis.com/auth/gmail.labels (ustvarjanje oznak, ki jih uporabljamo, in upravljanje z njimi) in https://www.googleapis.com/auth/calendar.readonly (branje prihajajočih dogodkov — glejte spodaj). Za Microsoftove račune zahtevamo enakovredna dovoljenja Microsoft Graph Mail.Read in Mail.ReadWrite. Metapodatki, ki jih shranimo, so omejeni na:

• Ime in e-poštni naslov pošiljatelja
• Zadeva
• Časovni žig prejema (received_at)
• ID sporočila in ID niti (identifikatorji, ki jih izda ponudnik)
• Klasifikacijske oznake in ocene prioritete, ki jih ustvari AI
• Povzetki povzetkov, ki jih ustvari AI (nikoli dobesedna vsebina telesa)

Podatki koledarja: kadar odobrite obseg za koledar, preberemo vaše prihajajoče dogodke — naslov, čas in udeležence — izključno zato, da vašemu povzetku dodamo kratek dnevni red. Vsebina koledarja se obdela v pomnilniku ob pripravi povzetka in se nikoli ne shrani v naših sistemih, nikoli se ne uporabi za učenje katerega koli modela in se nikoli ne deli s tretjimi osebami. Razdelek koledarja lahko kadar koli izklopite za kateri koli povezan račun.

2.3 Poverilnice povezanih e-poštnih računov

Za povezavo z vašim ponudnikom e-pošte shranjujemo OAuth dostopne in osvežitvene žetone (ali pa, za IMAP, šifrirane poverilnice). Te so šifrirane pri mirovanju s pomočjo ENCRYPTION_MASTER_KEY in se uporabljajo izključno za dostop do vašega poštnega predala v vašem imenu.

2.4 Podatki za obračunavanje

Podatke o plačilnih karticah zbira in obdeluje izključno Stripe. Shranjujemo samo vaš Stripov ID stranke, status naročnine, zadnje 4 števke kartice, ime za obračunavanje, naslov za obračunavanje in ID DDV, kjer je naveden. Nikoli ne vidimo ali shranjujemo polnih številk kartic.

2.5 Podatki o uporabi

Zbiramo združene, anonimizirane podatke o uporabi, kot so dostopane funkcije, število ustvarjenih pravil, število povzetkov in dogodki dostave. Zbiramo tudi tehnične podatke, kot so IP-naslov (za varnostno omejevanje zahtevkov), vrsta brskalnika in dnevniki napak.

3. Kako uporabljamo vaše podatke

Podatke, ki jih zbiramo, uporabljamo za naslednje namene:

• Zagotavljanje, upravljanje in vzdrževanje storitve Clarnix
• Razvrščanje vaše dohodne e-pošte s pomočjo AI in uporaba pravil, ki jih konfigurirate
• Ustvarjanje povzetkov, sintetiziranih z AI, in dostava na vaš izbrani kanal (e-pošta, WhatsApp, Telegram, Slack, Microsoft Teams)
• Obdelava plačil in upravljanje vaše naročnine prek Stripe
• Pošiljanje transakcijskih e-poštnih sporočil (potrditev računa, potrdila, dostava povzetkov)
• Združena in anonimizirana analitika izdelka za razumevanje uporabe funkcij in izboljšanje storitve
• Varnostni nadzor, preprečevanje goljufij in odkrivanje zlorab
• Izpolnjevanje zakonskih obveznosti
• marketing.privacy.s3.items.8

Vaših podatkov ne uporabljamo za vedenjsko oglaševanje, jih ne prodajamo tretjim osebam in ne uporabljamo vsebine e-pošte za noben drug namen razen za obdelavo triaže v pomnilniku.

5. Pravna podlaga za obdelavo (GDPR 6. člen)

Opiramo se na naslednje pravne podlage:

• Izvajanje pogodbe (6(1)(b)): Obdelava metapodatkov e-pošte in podatkov o računu je potrebna za zagotavljanje funkcij triaže, klasifikacije in povzetkov, na katere ste naročeni.
• Zakoniti interesi (6(1)(f)): Tehnične in podatke o uporabi obdelujemo za vzdrževanje varnosti storitve, preprečevanje zlorab, odkrivanje napak in izboljšanje zanesljivosti platforme. Naši interesi so uravnoteženi z vašimi pravicami in jih ne prevladujejo.
• Soglasje (6(1)(a)): Za neobvezne piškotke in tržna sporočila se opiramo na vaše soglasje. Soglasje lahko kadar koli umaknete, ne da bi to vplivalo na zakonitost predhodne obdelave.
• Zakonska obveznost (6(1)(c)): Kjer je to potrebno, obdelujemo podatke za izpolnjevanje veljavne zakonodaje (npr. hramba evidenc fakturiranja po španski davčni zakonodaji).

6. Podizvajalci obdelave

Za delovanje storitve sodelujemo z naslednjimi podizvajalci obdelave. Vsak obdeluje le tiste podatke, ki so nujno potrebni za njegovo vlogo.

»SCCs« se nanaša na standardne pogodbene klavzule EU, sprejete v skladu z odločbo Komisije (EU) 2021/914, ki zagotavljajo ustrezno raven varstva pri prenosih osebnih podatkov v tretje države.

7. Mednarodni prenosi podatkov

Nekateri naši podizvajalci obdelave delujejo zunaj Evropskega gospodarskega prostora (EGP). Kjer se to zgodi, zagotavljamo ustrezen zaščitni ukrep — v vseh trenutnih primerih standardne pogodbene klavzule EU — tako da vaši podatki prejmejo raven varstva, enakovredno tisti, ki je zajamčena v EGP.

8. Hramba podatkov

• Vsebina telesa e-pošte: Nikoli shranjena. Obdelana v pomnilniku in takoj zavržena.
• Metapodatki računa: Hranijo se do izbrisa računa, nato so odstranjeni iz aktivnih sistemov v 30 dneh.
• Metapodatki e-pošte in povzetki: Hranijo se, dokler je vaš račun aktiven, in se izbrišejo v 30 dneh po zaprtju računa.
• Evidence obračunavanja: Hranijo se 6 let, kot zahteva španska davčna zakonodaja (Ley General Tributaria).
• Revizijski dnevniki: Hranijo se v skladu z vrednostjo audit_log_visibility_days vašega paketa. Strežniški dnevniki se hranijo do 90 dni za varnostne namene, identiteta uporabnika pa je ob izbrisu zakrita.

Med 14-dnevnim brezplačnim preizkusom se z vsemi podatki ravna enako kot s podatki plačnika. Če ne preidete na plačljiv paket, se vaši podatki izbrišejo v 30 dneh po izteku preizkusa.

9. Izbris računa

• Račun lahko kadar koli izbrišete v Nastavitve → Izbriši račun (samopostrežno). Zaprtje računa je trajno in ga ni mogoče razveljaviti.
• Kaj se izbriše v 30 dneh: vaš profil, vsi povezani e-poštni računi in OAuth žetoni (preklicani pri ponudniku takoj po izbrisu), vsi klasifikacijski podatki, povzetki, pravila in članstva v ekipah. Če ste edini lastnik ekipe, se ekipa izbriše ali pa se lastništvo prenese.
• Kaj se ohrani: evidence obračunavanja (španska davčna zakonodaja, 6 let) in revizijski dnevniki z zakrito vašo identiteto.
• Odstranitev iz aktivnih sistemov je zaključena v 30 dneh, v skladu z razdelkom 8. To obdobje upošteva varnostne kopije, replicirano shrambo in postopke paketnega izbrisa ter je skladno s »primernim časovnim okvirom za učinkovito izbrisanje«, priznanim v 17. členu GDPR.

10. Vaše pravice po GDPR

Kot posameznik, na katerega se nanašajo podatki po GDPR, imate naslednje pravice:

• Pravica do dostopa (15. člen): Lahko zahtevate kopijo osebnih podatkov, ki jih hranimo o vas.
• Pravica do popravka (16. člen): Lahko nas zaprosite, da popravimo netočne ali nepopolne podatke.
• Pravica do izbrisa (17. člen): Lahko zahtevate izbris svojih osebnih podatkov, pod pogojem zakonskih obveznosti hrambe (npr. evidence obračunavanja).
• Pravica do prenosljivosti podatkov (20. člen): Lahko zahtevate svoje podatke v strukturirani, strojno berljivi obliki.
• Pravica do omejitve obdelave (18. člen): Lahko nas zaprosite, da omejimo obdelavo vaših podatkov v določenih okoliščinah.
• Pravica do ugovora (21. člen): Lahko ugovarjate obdelavi, ki temelji na zakonitih interesih. Ugovoru bomo ugodili, razen če izkažemo nujne zakonite razloge, ki prevladujejo nad vašimi interesi.
• Pravica do umika soglasja: Kjer obdelava temelji na soglasju, ga lahko kadar koli umaknete, ne da bi to vplivalo na zakonitost obdelave, izvedene pred umikom.

Za uveljavljanje katere koli od teh pravic nas kontaktirajte na legal@clarnix.app. V skladu s 12. členom (3) GDPR bomo na vašo zahtevo odgovorili v enem mesecu po prejemu. Kadar je zahteva še posebej zapletena ali kadar prejmemo veliko število zahtev, se to obdobje lahko podaljša za nadaljnja dva meseca; o vsakem takem podaljšanju in razlogih zanj vas bomo obvestili v enem mesecu po prejemu zahteve. Če z našim odgovorom niste zadovoljni, imate pravico vložiti pritožbo pri španskem organu za varstvo podatkov (AEPD — Agencia Española de Protección de Datos) ali pri nadzornem organu v vaši državi članici EU običajnega prebivališča.

11. Varnost

Izvajamo ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe za zaščito vaših osebnih podatkov, vključno s: šifriranjem TLS 1.3 med prenosom, šifriranjem pri mirovanju, ki ga upravlja Supabase, OAuth žetoni, šifriranimi z ENCRYPTION_MASTER_KEY, varnostjo na ravni vrstic, uveljavljeno v sloju baze podatkov, in kontrolami dostopa, ki omejujejo, kdo lahko dostopa do produkcijskih sistemov. V primeru kršitve varstva osebnih podatkov, ki predstavlja tveganje za vaše pravice in svoboščine, bomo o tem obvestili AEPD v 72 urah.

12. Piškotki

Clarnix uporablja izključno nujno potrebne piškotke za upravljanje sej avtentikacije. Ponujamo tudi neobvezne analitične piškotke, za katere je potrebno vaše soglasje. Za vse podrobnosti glejte našo politiko piškotkov. Cookie Policy.

13. Otroci

Storitev Clarnix ni namenjena uporabnikom, mlajšim od 16 let. Zavestno ne zbiramo osebnih podatkov otrok. Če ugotovimo, da smo zbrali podatke od otroka, mlajšega od 16 let, bomo račun nemudoma izbrisali.

14. Spremembe te politike

To politiko zasebnosti lahko občasno posodobimo. Kadar uvedemo bistvene spremembe, vas bomo obvestili prek pasice v aplikaciji in po e-pošti vsaj 30 dni pred uveljavitvijo sprememb. Datum »Zadnja posodobitev« na vrhu te strani odraža najnovejšo revizijo.

15. Stik

Za kakršna koli vprašanja, zahteve ali pomisleke v zvezi s to politiko zasebnosti ali obdelavo vaših osebnih podatkov uporabite spodnje naslove. Dva specializirana predalnika upravlja NEXTGENWEBS, S.L.: legal@clarnix.app, ki ga nadzira ekipa Pravo & zasebnost in obravnava zahteve posameznikov po GDPR, pogodbena vprašanja in druge pravne zadeve; ter hello@clarnix.app, ki ga nadzira ekipa za podporo strankam in obravnava vsakodnevna vprašanja o izdelku, računu in obračunavanju. Naš cilj je, da prejete zahteve potrdimo v dveh delovnih dneh. Vsebinski odgovori na zahteve posameznikov se izdajo v zakonskih rokih, določenih v razdelku 10 zgoraj. Osebni podatki, ki nam jih posredujete prek teh predalnikov (vaše ime, e-poštni naslov in vsebina vaše zahteve), se obdelujejo na pravni podlagi 6(1)(c) GDPR (izpolnjevanje zakonske obveznosti, kadar odgovarjamo na zahtevo posameznika) ali 6(1)(f) GDPR (naš zakoniti interes pri odgovarjanju na korespondenco). Evidence te komunikacije se hranijo, dokler je to potrebno za dokazovanje našega odgovora, in v nobenem primeru ne dlje kot 6 let, kjer to zahteva špansko pravo.